Independentemente do tamanho ou segmento de uma empresa, com o decorrer dos anos o acúmulo de documentos, devido às atividades que são desenvolvidas, é inevitável. Em longo prazo, esses acúmulos de documentos afetam o cotidiano das empresas e, portanto, é necessário saber por quanto tempo deve-se guardar seus documentos.

Pode-se dizer que atividades são ações decorrentes do cumprimento de uma função específica que ocorre dentro de uma estrutura administrativa.

No mundo corporativo é necessário tratar os documentos de forma adequada ao considerarmos que as penalizações por falta da apresentação de documentos, seja em uma fiscalização ou nas comuns ações trabalhistas, podem trazer grandes prejuízos financeiros às empresas.

Realizar um controle para verificar por quanto tempo deve se guardar os documentos de uma empresa é uma tarefa necessária, mas que também pode ser difícil de ser estruturada e colocada em prática devido a dois motivos: o primeiro refere-se à quantidade de documentos acumulados nas empresas e, no segundo momento, devido ao desconhecimento do tempo de guarda dessa documentação.

As empresas possuem muitas dúvidas em relação aos documentos que fazem parte do fluxo informacional dos departamentos. Na maioria das vezes, são mantidos em seus arquivos documentos que não são mais necessários e, que devido à legislação, poderiam ser eliminados. Dessa forma, a empresa ganharia em relação à otimização do espaço físico.

Mas sabemos também que, em muitas situações, as empresas optam por não eliminar nenhum tipo de documento porque não se sentem seguras. Sempre há o receio de que sejam eliminados documentos que ainda podem ser úteis à empresa. Dessa forma, uma eliminação realizada de maneira indiscriminada pode acarretar grandes prejuízos financeiros.

 

Configuração da Tabela de Temporalidade

 

Para ajudar na destinação adequada dos documentos existe um instrumento que ajuda, de maneira decisiva, a melhorar e evitar o acúmulo de documentos que não são mais necessários à empresa. Esse instrumento é a Tabela de Temporalidade Documental (TTD).

O objetivo primordial da Tabela de Temporalidade é controlar o volume de documentos de forma eficiente e segura, mantendo nas empresas apenas aqueles documentos que ainda são necessários para as atividades do mundo corporativo.

A Tabela de Temporalidade é o instrumento responsável por definir os prazos de guarda dos documentos, ou seja, esse instrumento estabelece o período em que os documentos devem permanecer na empresa. Assim, é na tabela de temporalidade que é estipulado por quanto tempo deve-se guardar os diferentes tipos de documentos de uma empresa.

Os prazos de guarda que são estabelecidos na tabela de temporalidade são originários de pesquisas realizadas em legislações específicas (legislação estadual, federal e municipal). A partir das análises na legislação é possível indicar o tempo de vida útil dos documentos.

Dessa maneira, o tempo de guarda dos documentos não é determinado de forma aleatória, mas por meio de parâmetros alicerçados na legislação brasileira.

Sendo assim, a tabela de temporalidade será desenvolvida atendendo a exigências que se relacionam com os valores legais e/ou fiscais, o que garante que a destruição dos documentos seja realizada de maneira segura.

 

Como estabelecer o prazo de arquivamento dos documentos?

 

É no momento do desenvolvimento da tabela de temporalidade que os documentos passam por análise para que sejam definidos não apenas o seu tempo de vida útil, mas também a freqüência com que os documentos são consultados pela empresa. Os documentos, na tabela de temporalidade, são divididos em três grandes categorias:

  1. Arquivo Corrente: são englobados nessa categoria aqueles documentos que ainda são frequentemente utilizados pela empresa. Por terem uso frequente, essa documentação precisa ficar armazenada em locais que sejam de fácil acesso para as pessoas que fazem uso dessa documentação no desenvolvimento de suas atividades.
  2. Arquivo Intermediário: são englobados nessa categoria aqueles documentos que não são mais utilizados nas rotinas das empresas de forma freqüente, mas, que ainda podem ser necessários em eventuais necessidades. Por não ser mais consultada de maneira freqüente, essa documentação pode ser abrigada em alguma sala que é destinada à armazenagem dos arquivos.
  3. Arquivo Permanente: os documentos considerados como permanentes relacionam-se à memória da empresa, possuem, portanto, valores históricos e não mais valores legais e/ou fiscais porque não são mais usados para atender alguma demanda, mas desempenham papel de destaque, pois são capazes de traçar a trajetória da empresa.

Cabe ressaltar que, devido às tecnologias digitais, muitos documentos nascem exclusivamente no suporte digital, mas mesmo que esses documentos são sejam armazenados em arquivos físicos, tal como o papel, é necessário que essa documentação também esteja contemplada na tabela de temporalidade, porque não existem diferenças em relação à avaliação dos documentos devido aos suportes em que essa documentação possa estar.

 

Desenvolvendo a Tabela de Temporalidade

 

A Tabela de Temporalidade deve contemplar todos os documentos que fazem parte das rotinas das empresas. A Tabela de Temporalidade deve contemplar não apenas os documentos que são produzidos pela empresa, mas, também os documentos que as empresas recebem, seja de clientes, fornecedores, parceiros e etc.

A partir da inclusão de todos os documentos na Tabela de Temporalidade é possível melhorar o fluxo dos documentos corporativos, uma vez que, toda a documentação receberá tratamento informacional adequado, o que contribuirá para que as empresas não tenham que manter em suas dependências grandes volume de documentos. Somado a esse fator, com o tratamento informacional adequado, as empresas também diminuem os problemas relacionados ao tempo que é gasto para recuperar um documento que pode ser solicitado para atender algum tipo de demanda, independente de essa ser uma demanda interna ou externa da empresa.

Ao manter organizado o arquivo (lembrando que esse reflete as atividades que são desenvolvidas pela empresa), usando instrumentos que colaboram com essa perspectiva, os documentos ficam mais fáceis de serem localizados, o que otimizará o tempo despendido para atender a uma demanda.

Além do estabelecimento dos prazos em que os documentos devem permanecer arquivados, é necessário que na tabela de temporalidade contemple um espaço destinado a observações. Esse espaço tem como finalidade justificar e também orientar os usuários em relação às fontes de informações que foram utilizadas para definir o período de arquivamento e eliminação dos documentos.

A tabela de temporalidade, quando desenvolvida de maneira consistente, torna-se um instrumento de grande valia para todas as empresas, porque contribui com a diminuição de investimentos financeiros em relação à infra-estrutura destinada aos locais para abrigar a documentação originária das atividades da empresa. Dessa forma, contribuem para uma melhor eficiência administrativa.

A tabela de temporalidade responde à questão “Por quanto tempo devo guardar documentos na empresa?” pois ela proporciona a existência do descarte seguro em de certos documentos.

 

Criando a Comissão de Trabalho da Tabela de Temporalidade

 

Porém, o desenvolvimento da tabela de temporalidade não é uma tarefa fácil, é necessário realizar algumas ações, tais como:

  1. Conhecer os documentos que fazem parte das rotinas e processos da empresa;
  2. Saber como são criados, manipulados e transmitidos dentro da empresa;
  3. Criar uma equipe interdisciplinar que tem como finalidade realizar pesquisas para verificar nas legislações qual o tempo de guarda é indicado para cada conjunto de documentos. Essa equipe é comumente conhecida como Comissão Permanente de Avaliação de Documentos.

Competirá aos Membros da Comissão Permanente de Avaliação realizar visitas técnicas aos departamentos, além de elaborar e aplicar questionários e entrevistas com os colaboradores responsáveis pelos processos que são realizados na empresa. A tabulação desses dados será de fundamental importância para que a tabela de temporalidade seja desenvolvida de acordo com a estrutura administrativa da empresa.

Caberá a essa comissão realizar o levantamento dos documentos que compõem a empresa para que seja possível realizar a separação desses documentos por assunto. Cada assunto será identificado a partir da atribuição de um código numérico que será utilizado posteriormente para o arquivamento da documentação.

 

Outras dicas importantes

 

No mundo corporativo, diferente do que acontece no setor público, as empresas privadas não têm realizado a disponibilização de suas tabelas de temporalidade, por essa razão, a comissão responsável pela criação da tabela de temporalidade deverá realizar estudos nos mais diferentes segmentos da legislação brasileira para obter subsídio suficiente para embasar suas decisões.

Além das pesquisas nas legislações, as empresas podem fazer uso de publicações originárias dos órgãos públicos. Alguns órgãos públicos possuem tabelas de temporalidade desenvolvidas de acordo com suas estruturas administrativas e, embasadas nas legislações brasileiras.

Nesse contexto, indica-se que sejam utilizadas como instrumentos de apoio para o desenvolvimento de tabelas de temporalidades, algumas publicações:

  1. Plano de classificação e tabela de temporalidade de documentos para as administrações públicas municipais;
  2. Plano de classificação, temporalidade e destinação de documentos de arquivo;
  3. Plano de classificação das atividades meio da Universidade Estadual Paulista (UNESP) e;
  4. Plano de classificação as atividades fins da Universidade Estadual Paulista (UNESP).

Ressaltando que a UNESP desenvolveu duas tabelas de temporalidade devido à sua grande estrutura administrativa e, por ter câmpus espalhados por 34 cidades do Estado de São Paulo.

Considerando que algumas rotinas são comuns tanto à administração pública como na administração privada, é possível tomar esses instrumentos como parâmetro para desenvolver tabela de temporalidade específica para o ambiente corporativo.

Outra dica importante para as empresas é o site do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), pois, esse órgão começou a desenvolver ferramentas que visam auxiliar desde as administrações públicas como as administrações privadas em relação à elaboração e desenvolvimento das Tabelas de Temporalidade Documental.

O CONARQ é um órgão que regulamenta todas as normas e disposições que referem-se aos documentos de arquivo, para que seja possível adequar a realidade dos documentos arquivados nas instituições (principalmente em relação à parte pública) em relação a atender aos dispositivos legais que recaem sobre essa documentação.

Sendo assim, nesse contexto, a tabela de temporalidade é um dos instrumentos utilizados para indicar por quanto tempo deve-se guardar documentos da empresa.

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