Todas as empresas possuem enormes variedades de documentos que são gerados de acordo com as atividades que são desenvolvidas pelos departamentos.
Alguns departamentos são responsáveis por produzir e receber mais documentos do que outros. Isso pode ser notado tanto no departamento Financeiro como no departamento de Recursos Humanos, por exemplo.

Diante dessa realidade, as empresas passam a procurar inovações que venham ajudá-las em relação à tramitação dessa documentação, pois a necessidade de localizar as informações faz com que as empresas busquem ferramentas avançadas que permitam que o trâmite dos documentos possa acontecer exclusivamente via plataforma digital.
A tramitação dos documentos via plataforma digital permite que haja melhorias em relação à diminuição de extravios de documentos, além de diminuição de custos administrativos com papel, toner, tinta, pastas, caixas arquivos e espaço para armazenamento dos documentos.

Somado aos fatores acima citados, é necessário contabilizar também o tempo que os colaboradores gastam para procurar os documentos e, quando esses não são localizados, a solução encontrada é o retrabalho, isto é, alguns documentos são “recriados” para sanar lacunas de documentos que não foram localizados nas dependências das empresas.
Em tempos de acirradas concorrências, a desburocratização de processos torna-se um diferencial. Nesse sentido, as empresas podem contar com uma solução chamada paperless.

Surgimento do Paperless

Ao contrário do que muitos consideram, o paperless surgiu há bastante tempo, há mais ou menos 30 anos e este tem como objetivo melhorar a rotina administrativa dos departamentos das empresas, a partir de uma transformação digital, ou seja, o paperless tem como conceito eliminar o tradicional papel das empresas, transformando a tradição do suporte papel para o suporte digital.

O conceito de paperless visa, através do uso das tecnologias digitais, otimizar processos, melhorar o fluxo informacional, economizar recursos, recuperar os documentos de forma mais precisa e qualitativa, além de contribuir com a preservação do meio ambiente.

O termo paperless é originário do inglês, onde a sua tradução significa “sem papel”. Portanto, o paperless visa reduzir ao máximo o uso de documentos tradicionais (no formato físico), passando a fazer uso de informações exclusivamente via plataforma digital, diminuindo as impressões e cópias, fazendo uso das várias possibilidades advindas das tecnologias digitais.

Paperless e a vantagem competitiva

Com o uso do paperless é possível que um ou até mesmo vários documentos sejam, por exemplo, assinados de forma simultânea, através de um simples clique, facilidade essa ocasionada pela assinatura digital.

Outra facilidade que merece ser apresentada refere-se ao armazenamento das informações que são geradas via plataforma digital, ou seja, as informações podem ser armazenadas em “nuvens”.

As nuvens permitem que as informações sejam acessadas por pessoas autorizadas, sem ter a necessidade de estar no ambiente físico da empresa, pois as nuvens podem ser acessadas através de smartphones, em qualquer lugar.

Essa simultaneidade em relação ao acesso aos documentos facilita o fluxo de trabalho dos funcionários da empresa, o que garante maior agilidade e flexibilidade no desenvolvimento e, entregas das atividades.

As informações geradas a partir da plataforma digital permitem maior segurança em relação às informações devido a alguns fatores: backups automáticos; hierarquia de permissões e autenticação que reduzem significativamente as chances de acesso indevido, adulterações e extravios de documentos.

Porque fazer uso do Paperless

  • Diminuição de custos administrativos com materiais de escritório;
  • Agilidade e flexibilidade em relação aos processos internos a empresa;
  • Melhor aproveitamento do espaço físico da empresa;
  • Diminuição de problemas originários de extravios de documentos;
  • Redução de adulteração de informações;
  • Redução do impacto ambiental;
  • Maior segurança e rastreabilidade das informações;
  • Diminuição de retrabalho por parte da equipe e etc.

Diante desses fatores, outro requisito que deve ser levado em consideração é que, a partir do uso paperless é possível também eliminar riscos da existência de problemas que estão relacionados a acessos mal intencionados ou sem permissão aos arquivos, afinal, o acesso aos arquivos físicos pode ser realizado por quaisquer funcionários da empresa, pois basta abrir a porta do ambiente que é destinado aos arquivos.

Implantação do Paperless

Implantar a metodologia paperless requer uma mudança em relação à cultura das empresas, pois estas estão há anos trabalhando com documentos tradicionais (papel).
Dessa forma, é necessário ultrapassar algumas barreiras que são impostas devido o receio do uso dessa nova maneira de trabalhar com as informações que circulam pelas empresas de forma cotidiana e, que sem gerenciamento podem causar grandes prejuízos as empresas devido a ausência de comprovações, principalmente, quando nos referimos a área trabalhista.

As etapas para a implantação dessa nova forma de trabalho nas empresas consistem em alguns passos:

1º Passo: Digitalize os documentos

Talvez essa seja a etapa que requer maior esforço por parte das empresas porque serão aqui estabelecidas as políticas em relação a quais documentos deverão passar pelo processo de digitalização.

Para essa etapa é necessário também se conscientizar que, devido ao volume de documentos que precisaram ser digitalizados, sugere-se que essa etapa seja realizada por empresas que atuem nesse ramo.

Nesse momento, outra situação deve ser analisada: os documentos serão digitalizados dentro da própria empresa? Ou os documentos serão digitalizados fora da empresa, através do envio da documentação para a empresa responsável pela digitalização? Serão digitalizados todos os documentos ou serão digitalizados aqueles que possuem maior freqüência de consulta?

Na dúvida, sempre é bom consultar um especialista no assunto, realizar visitas em outras empresas que fazem o uso dessa tecnologia e, principalmente analisar quais são as reais necessidades da empresa, levando sempre em consideração a visão, missão, valores e também a política empresarial.

2º passo: armazenamento das informações digitais

Com o avanço das tecnologias digitais, é possível encontrar no mercado várias soluções que contribuem em relação ao armazenamento das informações.

Portanto, considerando que cada empresa possui uma necessidade específica, além de políticas de Tecnologias de Informação (TI) também especificas, é necessário avaliar qual tecnologia será usada.

A solução de armazenamento deve considerar aspectos de segurança das informações, rastreabilidade, fácil acesso e agilidade no processo de recuperação da informação.

Caso a política de T.I não permita o armazenamento de informação nas nuvens, é possível adquirir sistemas que realizam o gerenciamento das informações.

Esse sistema será o responsável por permitir a integração das informações, evitando ou ao menos diminuindo as falhas humanas e aumentando a confiabilidade nesses softwares.

Esse software além de gerenciar as informações, será o responsável por permitir o acesso e a recuperação dessa informação de forma prática e segura.

3º passo: assinatura eletrônica

Para garantir maior agilidade nos fluxos de documentos existentes dentro dos departamentos, as tecnologias digitais, permitiram o desenvolvimento de uma ferramenta que vem ao encontro da necessidade do dinamismo empresarial: assinatura eletrônica.

Com o uso da assinatura eletrônica alguns processos ficam mais ágeis porque não é mais necessário assinar de maneira manual alguns documentos, tais como, documentos fiscais, laudos técnicos e etc.

Esses e outros documentos podem ser assinados em poucos segundos, a partir de um click. Para que isso se torne uma realidade no ambiente empresarial, basta apenas a empresa adquirir a assinatura eletrônica, que no Brasil possui regularização através da Medida Provisória n.º 2200-2 de 24 de agosto de 2001, que criou a Infra Estrutura de Chaves Públicas, mais conhecido como ICP-Brasil.

A assinatura eletrônica pode ser considerada um grande passo para transformar a sua empresa em um ambiente paperless.

4º Treinamentos para a equipe

Aqui é um dos grandes pontos para que a mudança organizacional seja atingida.

Os funcionários que estão acostumados a manusear documentos em busca de informações que vem ao encontro das suas necessidades profissionais precisam passar por treinamentos para que possam entender a funcionalidade do paperless.

É necessário romper com a cultura de que as atividades que são desenvolvidas, pelos mais diversificados departamentos, não serão afetadas de forma negativa pelo uso dessa plataforma digital, ao contrário, os departamentos poderão ter mais subsídios para o desenvolvimento de suas atividades, de forma mais rápida e simplificada.

Um ambiente baseado na cultura de paperless permite que vários usuários acessem uma mesma informação, sem precisar fazer impressões, sem precisar depender da liberação de informações de outros colegas de trabalho, já que as informações podem ser acessadas de maneira mais ágil e, em qualquer lugar e tempo.

Por isso, é necessário que esses colaboradores recebam novas capacitações (cursos, palestras, treinamentos) para que possam compreender como trabalhar com as ferramentas originárias das tecnologias digitais e, para que eles compreendem o quanto tem a ganhar com essa nova cultura empresarial.


Leia também: Armazenamento em nuvem como solução para seus documentos


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