É unânime: todos querem ser mais produtivos no trabalho. O problema é que algumas atitudes, como por exemplo a organização de arquivos físicos e digitais, quando não estruturada de forma correta, pode acarretar prejuízos que vão desde a perda de tempo a problemas financeiros.

Todos os anos, cresce exponencialmente a quantidade de dados em diferentes formatos que passam pelas empresas, o que torna a área responsável por gerenciar esses documentos altamente estratégica para o sucesso do negócio. Assim, a gestão de documentos permite a captura fácil e ágil, além de melhor conservação, segurança, ordem, pesquisa correta e praticidade.

 

Organização de arquivos

 

É importante saber que organizar, não significa apenas agrupar, separar e colocar em caixas aquilo que se deseja armazenar. É preciso conhecer os conceitos básicos da gestão documental, além de criar padrões inteligentes, regras e condições capazes de facilitar ao máximo a localização e o acesso aos elementos. O segredo é não hesitar em combinar diferentes ferramentas de organização de documentos e não depender apenas dos métodos atuais.

Sabendo disso, reunimos alguns dos principais erros cometidos quando o assunto diz respeito à organização de arquivos físicos. Veja só:

 

1. Não ter um Manual de Gestão de Arquivos

Não é à toa que esse é o primeiro ponto que indica uma deficiência na organização de arquivos físicos. O Manual de Gestão de Arquivos é um compilado de procedimentos e de operações técnicas, que dizem respeito à produção, à tramitação, ao uso, avaliação e arquivamento de todos os documentos, seja nas fases correntes ou intermediárias.

Sem esse manual, os colaboradores não possuem critérios de arquivamento e procedimentos para organização dos arquivos, gerando conflitos e perda de eficiência na recuperação da informação desejada.

No entanto, ao aplicá-lo, o manual garante controle por parte da empresa. Ou seja, é possível que ela acompanhe toda a sua documentação, tanto a produzida ou recebida, possibilitando a uniformização de procedimentos, recuperação da informação, criação e manutenção de documentos de forma acessível, destinação correta dos documentos e a recuperação da informação de forma ágil.

 

2. Não indexar seus arquivos

Existe um recurso chamado indexação. Apesar do nome complexo, nada mais é que, uma maneira muito eficiente de organizar e encontrar um documento. Dessa forma, indexar é representar um documento com palavras referentes ao seu assunto.

Para isso, o documento é analisado e termos são extraídos para a sua identificação no momento da sua busca. Assim, essa atividade arquiva um documento com o intuito de facilitar sua localização posteriormente.

 

3. Não digitalizar os arquivos

Ainda hoje, existem muitos documentos que precisam ser físicos. No entanto, quando não armazenados em condições adequadas, podem sofrer danos irreparáveis. Assim, ao digitalizar um arquivo, você o protege não só das vulnerabilidades do ambiente físico, mas também virtual.  

Contendo essas as informações no ambiente de servidores, é possível protegê-las com backups diários. Assim, mesmo que ocorra um incidente, pode-se restaurá-los rapidamente, caso necessário.

Além disso, a possibilidade de acessar os documentos de qualquer lugar e a qualquer momento por meio de uma nuvem é outro atrativo que viabiliza um trabalho em equipe, independentemente da localidade das filiais e clientes. Evitando também que o arquivo seja retirado da empresa. São só vantagens!

 

4. Não treinar e orientar os colaboradores quanto às mudanças

De nada adianta um sistema impecável de organização, se nem todos da empresa estão alinhados às mudanças. Pode parecer impróprio de acontecer. Mas, isso acontece. É comum que muitas empresas insiram e estabeleçam protocolos novos. Como consequência, isso ocasiona desconforto tanto interno quanto externo.

Uma vez que os colaboradores não dominam os novos meios, acabam atrasando o atendimento e demorando mais tempo para realizar buscas e funções que geralmente são rápidas. Então, ao familiarizar os colaboradores com as mudanças no sistema de guarda e busca de arquivos você otimiza todo o processo diário de funcionamento da empresa.

 

5. Não ter um padrão para categorizar ou organizar os arquivos

No espaço físico, deve-se pensar também na categoria das pastas. Busque colocar as categorias dos documentos mais consultados no lugar mais acessível. Por exemplo, em uma estante, coloque-os no meio e evite colocá-los muito em cima ou muito em baixo, pois isso facilita muito o trabalho dos funcionários.  

É importante pensar também na funcionalidade e disposição das suas estantes e gavetas, além de claro, manter uma periodicidade de atualização do seu acervo de arquivos. Evitando assim, que seu arquivo fique desatualizado e que o trabalho acumule.

 

6. Não utilizar elementos capazes de distinguir os arquivos

Outro erro comum é não separar a documentação por cores. Uma vez utilizado, esse padrão de cores, faz com que cada uma represente ou a importância do documento, ou o assunto. Assim, quando for ocorrer a consulta, a pessoa já saberá onde ir especificamente.

Caso você fique na dúvida sobre qual categoria um documento se encaixa, coloque-o na categoria mais adequada e que tenha mais características que se associam às do arquivo. Praticando essas mudanças, você terá trabalhos muito mais otimizados.   

 

7. Duplicar os documentos

Existem arquivos que todos os colaboradores de uma empresa têm acesso. No entanto, a duplicação de documentos pode acarretar sérios problemas. Por exemplo, se uma pessoa faz alterações em uma cópia, e outro setor está trabalhando em uma nova versão, sua empresa pode ter informações desatualizadas e divergentes. Em alguns setores, como o financeiro, essa situação pode, inclusive, causar prejuízos.

 

8. Hesitar em procurar ajuda de outras empresas

Existem também, empresas especializadas e equipadas para lidar com esse tipo de situação. Elas trabalham exclusivamente com a hospedagem e/ou gerenciamento de arquivos de outras empresas, fazendo desde a categorização, até a atualização. Prezando pela ética e mantendo a integridade da documentação.

Portanto, a demanda documental é simplificada quando tudo está em ordem. Se seus documentos forem organizados de maneira adequada e correta, haverá um padrão no seu acervo e, assim, os arquivos serão identificados rapidamente, gerando economia de tempo.

Dessa maneira, é possível evitar que o clima organizacional seja influenciado e todos saem ganhando, com um ambiente organizado, agradável e produtivo.

Percebeu algumas dessas práticas na sua empresa? Quer ajuda para entender de verdade o que pode estar acontecendo de errado na sua empresa? Faça uma avaliação gratuita de seu negócio: um consultor da Destaque irá entrar em contato e fazer um diagnóstico de quais são as oportunidades de melhoria em sua empresa em teremos de gestão documental.

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