Por Gabriel Koyro,
Redator Freelancer da Destaque Gestão Documental
Publicado em 30 de maio de 2018. | Atualizado em 31 de maio de 2018.


Muito se escuta falar da Gestão de Documentos e o quão necessária ela é em uma empresa. Entretanto a dificuldade que a maioria das empresas encontra é a falta de conhecimento prático da instalação e da aplicabilidade da gestão documental.

Acontece que empresários só começam a prestar atenção na problemática dos documentos quando arquivos se perdem repetidamente e o tempo perdido tentando encontrar alguma informação se torna algo preocupante. Impactando algumas vezes em multas ou outros prejuízos financeiros.

Então a pergunta que fica é: Por que as empresas não aplicam a Gestão Documental corretamente?

É para resolver questões como esta que oferecemos aqui um resumo completo da Gestão de Documentos. Aqui você encontrará o básico para começar a se adentrar nesse tema e poder melhorar os problemas com informação na sua empresa.

 

Gestão Documental: o que é?

 

A definição de Gestão Documental na sua forma mais simples é o processo de aplicar políticas e regras para regulamentar como documentos (e informação no geral) são criados, mantidos, manipulados e excluídos em uma organização. Ou seja, é como uma organização produz, armazena e manipula um documento.

Os documentos têm prazos de guarda definidos pela legislação em vigor. Após esse prazo podem ser descartados, evitando assim acúmulo de informação inútil. O processo de descarte também é importante para evitar custos desnecessários com o armazenamento além de aumentar a segurança da empresa como um todo, se realizado da maneira correta.

Conforme a ISO 15.489, documento é um agrupamento de informações gravadas que pode ser tratado como uma unidade, em tradução livre. Basicamente é um arquivo, físico ou digital, que contenha informações. Por mais complicado que seja, é utilizado diariamente tanto por empresas quanto pessoas físicas.

A Gestão de Documentos prevê 3 fases básicas da vida útil de um documento. São elas:

1a fase – Produção

Elaboração do documento em razão das atividades de um órgão ou setor de uma organização.

Pode ser subdividida em:

  • Elaboração e gestão de formulários e correspondência;
  • Controle da produção e da difusão de documentos de caráter normativo;
  • Utilização de processadores de palavras e textos.

 

2a fase – Manutenção e uso

Refere-se ao fluxo percorrido pelos documentos, assim como sua guarda após cessar seu trâmite.

Esta fase envolve métodos de controle relacionados às atividades de protocolo e às técnicas para organização, classificação e elaboração de instrumentos de recuperação da informação (índices).

 

3a fase – Destinação final

Envolve as atividades de avaliação, seleção e fixação de prazos de guarda dos documentos, ou seja, implica decidir quais os documentos a serem eliminados e quais serão preservados permanentemente (tabela de temporalidade).

 

Para que serve?

 

O gerenciamento correto de documentos em uma empresa possibilita a produção, administração, controle e manutenção das informações de forma econômica e eficiente, além de facilitar as fases de elaboração, arquivamento e gerenciamento, trazendo economia sustentável e redução de tempo gasto.

Outra vantagem importante é a recuperação da informação tanto em termos de volume quanto tempo, pois em muitos casos é comum a inviabilidade de se encontrar qualquer documento ou de se perder muito tempo procurando por ele.

Tudo isso vai de encontro com a preservação e manutenção da memória institucional em si, que é onde são guardadas todas as informações cruciais para a empresa e colaboradores que compõem sua história.

Por fim, a gestão de documentos serve, então, para otimizar o uso da informação em uma organização, para tornar seu uso ideal, servindo a todas as partes interessadas eficientemente, e para reduzir riscos operacionais, fiscais e regulatórios.

 

Quais os objetivos?

 

Vários são os objetivos pelos quais uma empresa decide otimizar sua gestão de documentos. Depende de qual estágio de maturidade e produção documental ela se encontra, de quais as maiores dificuldades que ela tem que resolver em relação à administração de suas informações e arquivos e da disponibilidade, ou melhor, vontade em mudar sua cultura para uma que traga a gestão de documentos para os seus pilares mais fundamentais.

Dentre os objetivos mais comuns, estão:

  • Agilizar a busca e recuperação de arquivos (e permitir seu acesso remotamente, caso seja utilizada uma solução de Gestão Eletrônica Documental), o que irá se refletir até na velocidade da tomada de decisões;
  • Auxiliar na aplicação de um programa da Gestão do Conhecimento, pois as informações importantes são organizadas e preservadas;
  • Garantir o controle de todos os documentos, da produção/recebimento até a destinação final.
  • Realizar o descarte de correto de documentos desnecessários ou obsoletos;
  • Reduzir a massa documental acumulada e otimizar o espaço físico;
  • Melhorar os fluxos de trabalho e documentos, a distribuição de documentos e simplificar procedimentos internos.
  • Evitar a tramitação dispensável de documentos, diminuindo burocracia;
  • Evitar a perda de informações;
  • Aumentar a segurança da guarda de seus documentos;
  • Facilitar a implantação de processos e projetos de melhoria contínua relacionados a padronização e qualidade (ISO);

Entretanto, você pode perceber que mesmo focando em somente um objetivo, a empresa que melhorar sua gestão de documentos irá alcançar todos os resultados acima.

 

E como implantar a gestão documental?

 

Se você chegou até aqui, você deve estar se perguntando “Ok, vi as vantagens e é disso que minha empresa precisa. Mas como conseguirei fazer isso?”.

Então aqui vamos mostrar os passos primordiais para a implantação correta de uma solução de gestão documental.


1. Análise das necessidades da empresa

 

    • O primeiro passo da gestão documental é verificar e identificar as atividades e processos realizados pela empresa e mapear o ciclo de vida de todos os tipos de documentos (lembra do que mostramos no início? As fases de produção, manutenção e uso e destinação final).
    • A partir daí define-se qual a melhor solução a ser aplicada. Se a sua empresa precisa consultar rapidamente um grande número de documentos, é recomendado a digitalização junto com o OCR (reconhecimento óptico de caracteres), garantindo assim a digitalização completa dos documentos e, consequentemente sua disponibilização para mais pessoas ao mesmo tempo, permitindo buscas por palavras-chave também.
    • Se sua empresa tem problemas com espaço físico, desordenação de arquivos e dificuldade de encontrar documentos importantes, a melhor solução é a guarda documental terceirizada, que vai tratar da catalogação, transporte e guarda conforme as mais modernas normas internacionais, permitindo sua empresa liberar espaço físico e auxiliar na criação do catálogo de documentos.
    • Entretanto, se terceirizar não é a saída, com os passos da gestão documental já é possível organizar os documentos de forma que não se percam e sejam mais facilmente encontrados, além de dar segurança para o descarte de documentos desnecessários ou obsoletos.

2. Análise dos documentos/Definição de categorias

 

    • Nessa fase são identificados quais tipos de documentos são mais utilizados, quais são mais criados e quais são mais movimentados. Deve-se prestar atenção nos documentos que precisam de inputs de vários departamentos ou pessoas diferentes. Deve-se garantir facilidade de acesso a documentos assim.
    • Existem várias maneiras de separar documentos: por datas, clientes, assuntos, entre outras formas que permitem o agrupamento e posterior localização deles. Essa padronização é essencial para aumentar a eficiência e produtividade na rotina de uma empresa, através da agilidade em se encontrar documentos específicos.

3. Indexação e criação de metadados para cada documento

 

    • Metadados de um documento são dados que trazem propriedades específicas dele, como autor, empresa, departamento, tipo, origem, destinação e todas as informações que possam identificá-lo e permitir seu agrupamento conforme algum padrão. Esse agrupamento é chamado de indexação.
    • Muitas empresas têm dificuldade ou não dão muita importância para a organização dos documentos, o que acaba levando ao seu arquivamento sem qualquer indexação e, consequentemente causando dificuldades na busca por documentos e eventuais perdas de informação.
    • O modo mais simples de começar uma indexação é via a criação de um índice alfanumérico, com legenda e com a descrição de cada letra ou categoria. Isso facilita a consulta e o acesso aos documentos, além de otimizar espaço e reduzir perdas de arquivos.
    • Pensando dessa forma, é possível se enganar ao criar o maior número de metadados possível para que nenhum documento possa ficar fora de uma busca, por exemplo. Mas é necessário prezar pela simplicidade, que torna a usabilidade de um sistema assim mais fácil e, consequentemente, mais eficiente.

4. Treinamento

 

    • Aqui chegamos na parte essencial que definirá o sucesso de uma estratégia de gestão documental. Se a empresa como um todo não estiver disposta a mudar de cultura e hábitos na hora da criação, manipulação e armazenamento de arquivos, a gestão documental, mesmo que bem estruturada, não surtirá os efeitos desejados.
    • É preciso também haver uma adaptação na cultura interna para aceitar os novos procedimentos da gestão de documentos, para que ela possa realmente trazer resultados para a empresa.
    • Essa mudança de cultura é alcançada somente com treinamentos. São espaços onde os reais usuários de documentos são ouvidos, onde se discute a fundo as fases de vida dos documentos e onde são expostas as diretrizes e melhorias no sistema.
    • É preciso focar no treinamento, sua duração e forma de propagação, o que depende do tamanho das mudanças que ocorrerão na empresa. Também é necessário prezar pela comunicação, de que um novo sistema (eletrônico ou não) será implantado, especificar os prazos para adequação às novas normas e quem será diretamente afetado.
    • Dependendo do tamanho do projeto e da empresa, talvez seja necessária sua divisão em fases intermediárias ou aplicar as mudanças em áreas isoladas, para depois aplicar à empresa inteira. Portanto, teste o sistema em ambientes controláveis, com menos restrições ou regras, para somente após a conclusão de que será bem recebido, que se aplique o programa por completo.

 

Então, como você pode ver, apesar do desafio que é a implantação da Gestão Documental em uma empresa, os seus benefícios são enormes e atingem a empresa como um todo, melhorando sua eficiência e diminuindo gastos drasticamente. Esperamos que esse guia tenha sido útil e se tiver dúvidas, não deixe de comentar.

Se quiser saber mais sobre gestão de documentos e como ela pode agilizar sua empresa, entre em contato conosco, podemos oferecer uma consultoria gratuita sobre as melhores soluções para você.

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *

Nome *