Por Gabriel Koyro,
Redator da Destaque Gestão Documental
Publicado em 01 de junho de 2018.


As evoluções da tecnologia e conectividade estão trazendo constantes inovações em todos os âmbitos da sociedade, e a Gestão Eletrônica de Documentos se faz cada vez mais fundamental para seguir esse processo de inovação. Conhecida também pelo termo GED, como é abreviada Gestão Eletrônica de Documentos, surgiu no início dos anos 80 como Eletronic Document Management (EDM) e no Brasil chegou nos meados da década de 90, atualmente conhecido como Enterprise Content Management.

Já existiu aquele momento em que um processo, uma venda, um atendimento, ou até mesmo uma requisição fiscal ficaram parados por causa de um simples arquivo que estava em transporte, ou até mesmo perdido?

Pois bem, a Gestão Eletrônica de Documentos, fundamental para o crescimento das empresas, pode ser realizada por uma plataforma de gerenciamento de conteúdo, documentos, emails e anexos, afinal fica tudo armazenado na nuvem, ou em um servidor local. Os documentos que devem ser necessariamente físicos são digitalizados, armazenados e preservados em pastas catalogadas e identificadas.

 

Como funciona a Gestão Eletrônica de Documentos

 

A GED, não é apenas um software de organização, nem um depósito onde ficam armazenadas os documentos onde a possibilidade a acontecer algum dos diversos problemas cotidianos, como alterações equivocadas ou até mesmo perda e extravio. A gestão eletrônica reúne em sua essência um enorme conjunto de soluções para toda e qualquer empresa que tenha sua operação dinamizada e com acesso à internet. Destrinchando seus principais processos temos as seguintes fases:

  • “Captura”, é a palavra usada para representar o momento onde todos os documentos físicos, são digitalizados, catalogados e transferidos para a nuvem.
  • Acesso à informação, São geradas informações confiáveis, recuperáveis, prontas para serem integradas e ter seu acesso facilitado e disponibilizado eletronicamente.
  • Gerenciamento, todos os documentos, até mesmo os e mails serão catalogados e segmentados no programa, para controle de qualquer tramitação seja na momento de confecção, edição, correção, encaminhamento por exemplo!
  • WorkFlow, as tarefas realizadas são exibidas instantaneamente, logos todas gerências tomam conhecimento de outras operações. Logo todas ações ficam registradas!

 

Vantagens e Benefícios

 

Quando a Gestão Eletrônica Documental é usada pela empresa, os benefícios são incontáveis pois além trazer uma grande agilidade para todos os processos, localização de documentos e melhorias nos processos de decisões são beneficiadas diretamente. Portanto as vantagens que o uso da GED oferece atingem todas as áreas da empresa e é uma facilidade que chega não apenas como solução para muitos problemas, mas que traz os seguintes benefícios:

  • Melhor aproveitamento do espaço físico, com os documentos digitalizados, a necessidade de estoque de papéis, em arquivos ou depósitos é minimizada.
  • Reduções exorbitantes em despesas tanto com cópias de papel, transporte de documentos, espaço destinado apenas para estoque e armazenamento.
  • Colaboração facilitada, o envio eletrônico é praticamente instantâneo, o que facilita o compartilhamento, o acesso de outras gerências.
  • Agilidade para localizar documentos, encontrar documentos fica muito mais fácil com a ajuda do browser oferecido pelo programa.
  • Registro de alterações e envios, as mudanças feitas nos arquivos ficam armazenadas.
  • Segurança, menores chances de extravio ou perda de documentos.
  • Facilidade na continuidade e manutenção de atividades em caso de trocas de gestão ou acidentes.
  • Competitividade por práticas sustentáveis, redução no volume da papelada.
  • Aumenta chances para execução de outros avanços como planejamento de recursos.
  • Diversos outros benefícios como flexibilidade, tranquilidade, quebra de barreiras físicas.

 

Principais aplicações

 

Os sistemas de GED, podem e devem ser aplicados em toda e qualquer empresa que tenha sua operação baseada, e documentada em registros de atividades pois é uma ferramenta altamente customizável e com certeza trará benefícios a todos âmbitos da empresa.

Isso porque a interface do software baseada em buscadores de internet, facilita encontrar todo e qualquer documento. Desde que estejam catalogados, indexados e disponibilizados em uma versão também eletrônica isso possibilita a qualquer funcionário com o login, senha e acesso à internet a acessar, consultar, editar esses materiais de qualquer lugar.

Logo, a GED pode ser aplicada em diversas áreas, com diversos objetivos por exemplo:

  • Relacionamento entre bancos e seus clientes, a possibilidade de envio e troca de documentos realizada eletronicamente elimina a necessidade de comparecer nas agências bancárias;
  • Atendimento às obrigações da Lei de Acesso à Informação – para organizações públicas, o compartilhamento eletrônico é muito mais agilizado;
  • Automação de cartórios;
  • Relatórios técnicos e desenhos de engenharia;
  • Gerenciamento de ordens de serviços;
  • Documentação de auditoria, fiscalização;

Acima estão listados alguns poucos exemplos, onde a GED certamente vai trazer uma série de benefícios e agilidades, vale ressaltar que por ser um serviço altamente customizável, portanto pode ser ajustado para qualquer necessidade.

Dessa forma a infinidade de aplicações e benefícios que a gestão eletrônica documental sem dúvida vai trazer, isso por ser também altamente adaptável e pode ser inserida em qualquer tipo de operação, fica bem claro que é uma área que sem dúvida vai se desenvolver é todas áreas do mercado.

 

Softwares

 

Como foi dito no início, já existem muitos serviços de gestão eletrônica de documentos, como o McFile, um software que além de fazer a GED, também faz:

  • Gestão de e-mail: Separa e classifica e-mails atrelados à clientes e assuntos;
  • Rede social corporativa: Compartilhamento de assuntos e temas relevantes para colegas e parceiros;
  • Depósito de arquivos físicos: Monitoramento, digitalização e planejamento de suas pastas e caixas;
  • Bibliotecas – Alimente a base de dados e conhecimentos do seu negócio com artigos e materiais da biblioteca;

Achou interessante? São muitos benefícios não é mesmo? Quer conhecer mais sobre a Gestão Eletrônica Documental e o software McFile, assista esse vídeo explicativo ou deixe sua dúvida nos comentários.

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *

Nome *