O arquivo é o espaço destinado a fazer a guarda de todos os documentos pertencentes a uma instituição e, portanto, refletem diretamente as funções e atividades que são desenvolvidas por uma instituição.

Como exemplo, o Recursos Humanos é o departamento responsável por gerir a vida dos funcionários da instituição e, por essa razão produzem documentos referentes a folha de pagamento dos funcionários, documentos referentes ao controle de entrada e saída dos funcionários (cartões de ponto), controle de férias entre outras atividades concernentes a esse departamento.

Definição de arquivo

Em arquivologia, arquivo é um conjunto de documentos produzidos e recebidos por uma instituição, seja ela pública ou privada, em decorrência de suas funções e atividades.

Documentos de arquivo são todos aqueles que são acumulados nas instituições, podendo estar no suporte analógico (o papel) ou no suporte digital (originários das tecnologias digitais).

O arquivo é formado a partir de conjuntos de documentos e, nessa perspectiva, os documentos que são conhecidos por nós de maneira habitual são os documentos textuais – ou seja, documentos manuscritos, digitados ou impressos – e os documentos digitais (que são produzidos, tratados e armazenados em computador). Existem também outros tipos de documentos, tais como os fotográficos, cartográficos, iconográficos, filmográficos, sonoros, entre outros.

Cabe ao arquivo receber e abrigar de maneira adequada os documentos que pertencem à instituição, para que a partir desse tratamento informacional, essa documentação esteja sempre disponível.

Confira aqui como fazer um gerenciamento de arquivos eficaz.

Objetivo do arquivo

Em relação a esse assunto, é necessário pontuar que o arquivo possui dois objetivos primordiais. O primeiro objetivo de um arquivo é servir à própria instituição, atendendo suas necessidades que geralmente estão relacionadas à sua administração.

O segundo objetivo, inicia após o termino dessa atividade administrativa, onde os arquivos começam a estabelecer laços com a história e cultura. No entanto, qualquer que seja a finalidade de um arquivo, as suas funções básicas são as mesmas: guardar e conservar os documentos, de modo a serem utilizados para atender a interesses, seja esses administrativos, pessoais e/ou históricos.

Composição dos arquivos

Os arquivos compõem-se de inúmeros conjuntos documentais, como por exemplo, podemos citar os relatórios financeiros, relatórios de venda, prontuários médicos, fotografias, mapas, plantas arquitetônicas e etc. Independente do porte e da finalidade das instituições todas produzem e recebem documentos e, por isso, é necessário que essa instituição tenha um local adequado para abrigar essa documentação.

Cabe também ressaltar que o termo arquivo também pode se referir aos mobiliários que são usados para fazer a guarda dos documentos, mas nessa proposta, o termo arquivo será usado para designar o espaço físico que é destinado para abrigar os documentos.

Divisões dos arquivos

Os arquivos são divididos de acordo com as instituições que os mantêm, ou seja:

  • Arquivos públicos: são originários das esferas municipais, estaduais e federais.
  • Arquivos privados: referem-se aos arquivos originários de empresas, arquivos pessoais, escolas, igrejas, clubes dentre outros.

Funcionalidades

Os arquivos são divididos de acordo com as instituições que os mantêm, ou seja:

  • Receber os documentos;
  • Registrar os documentos;
  • Arquivar os documentos de acordo com os critérios estabelecidos (organização alfabética, cronológica, geográfica e etc);
  • Técnicas para a preservação e conservação dos documentos;
  • Atender às necessidades internas e externas da instituição;
  • Recuperar os documentos;
  • Controlar a entrada e saída dos documentos do arquivo;
  • Transferir documentos dos departamentos para o arquivo;
  • Descartar os documentos;
  • Realizar o planejamento em relação as necessidades de ampliação da área física;
  • Realizar pesquisas referentes as legislações que incidem sobre os documentos de arquivo;

Um arquivo bem estruturado permite que haja vantagens e também benefícios para as instituições. Nesse sentido podemos citar uma melhor adequação física do espaço, agilidade nas consultas aos documentos, redução com custos de manutenção do espaço físico, eliminação de documentos que não são mais necessários para as rotinas administrativas da instituição, dentre outros.

Sendo assim, a função básica do arquivo é tornar disponível os documentos que estão armazenados nos arquivos. Para que os arquivos possam desempenhar suas funções, torna-se indispensável que os documentos estejam dispostos de forma a servir ao usuário com precisão e rapidez.

Em contrapartida, quando um arquivo não recebe tratamento informacional adequado, ele se torna um depósito de papéis velhos, pois, teremos um ciclo vicioso, que é melhor identificado conforme ilustração abaixo:

fluxograma-organizacao-de-arquivo-ineficiente
Figura: Ciclo vicioso da inadequação do tratamento informacional
dos documentos de um arquivo.


Leia também: 8 sinais de que a sua organização de arquivos físicos está ineficiente


 

Através da ilustração acima, compreende-se que o arquivo receberá os documentos que advém dos mais diversos departamentos da instituição, mas não existem critérios para organizar essa documentação e, por isso, as caixas com os documentos são apenas depositadas nas estantes. Logo, o acúmulo dos documentos é inevitável porque não há tratamento informacional adequado, ou seja, não há critérios referentes à organização e, com o passar do tempo, o arquivo tende a se tornar desorganizado. Assim, essa desorganização refletirá diretamente nas solicitações que são recebidas pelo arquivo.

Nessa fase, dificilmente é possível atender às solicitações corretamente, o que contribui para perdas em relação a processos, materiais, recursos humanos e tempo.

É por essa razão que, para exercer as atividades relacionadas aos arquivos, indica-se que o arquivo seja gerido pelo profissional adequado: o arquivista. Cabe ao arquivista o planejamento, implantação, organização e direção dos arquivos.

O arquivista deve conduzir a gestão da informação, acompanhar o processo documental e informativo, identificar os documentos, planejar o tratamento de novos documentos e controlar os meios de reprodução.

Legislação específica

O Brasil possui um órgão que é o responsável por definir as políticas públicas referentes aos arquivos, tanto os arquivos públicos como os arquivos privados. Esse órgão é o Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ que também auxilia exercendo orientação normativa visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo.

No Brasil temos leis específicas que recaem sobre os arquivos:

No artigo 2º da lei, encontramos uma definição para arquivos, onde: consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.

Ainda que as leis 8.159 e a 12.527 tenham sido criadas para atender a esfera pública, elas são importantes bases para que possamos entender as especificidades que recaem sobre os arquivos porque na realidade as instituições passam por dificuldades em relação a guarda de seus documentos, seja por causa de espaço físico, seja devido aos grandes acúmulos de documentos e a falta de expertise para tratar a documentação que é depositada nos arquivos.

Nesse sentido, em muitas situações o arquivo acaba por se tornar um depósito de papéis, que fica esquecido em algum lugar das instituições.

Investimentos necessários

Para que essa realidade seja mudada, é necessário, portanto, que os arquivos recebam investimentos para que possam desempenhar de forma satisfatória as suas funções e, para tanto, requerem investimentos em instalações físicas, materiais e recursos humanos.

É necessário investir em:

  • Iluminação;
  • Arejamento;
  • Higienização;
  • Disposição física para abrigar os documentos;
  • Plano de controle a combate de incêndio;
  • Índices de umidade;
  • Controle de pragas e roedores.

Para que o arquivo desempenhe suas atividades é necessário também que os materiais e mobiliários sejam adequados. Nesse sentido, indica-se o uso de caixas arquivo em poliondas para armazenar os documentos, além de estantes deslizantes que, além de dar maior segurança em relação à armazenagem dos documentos, também contribuem em relação ao espaço físico destinado ao arquivo.

Pensando na conservação dos documentos, indica-se também que não sejam utilizados materiais que possam oxidar com o passar do tempo, isto é: grampos, clips, grampos trilhos e demais materiais que podem danificar o suporte analógico dos documentos, ou seja, o papel.


Leia também: Acondicionamento e armazenamento de documentos de arquivo: como fazer?


Centralizar ou descentralizar o arquivo

A decisão de centralizar ou descentralizar o arquivo é uma decisão que caberá a administração da instituição, pois, essa decisão deverá levar em conta as necessidades e também a estrutura da instituição.

Centralização

A centralização dos documentos da instituição em um único lugar indica que, além dos arquivos serem transferidos para um único espaço físico, as atividades concernentes às rotinas administrativas do arquivo também serão centralizadas.

Dessa forma, com a centralização é comum que seja criado um departamento de protocolo, que será o responsável por receber, controlar, registrar, distribuir, arquivar e expedir documentos.

A centralização do arquivo permite um maior controle sobre a documentação, mas também indica a necessidade de mão de obra qualificada para que as atividades citadas acima sejam realizadas.

A má gestão de um arquivo centralizado pode acarretar grandes prejuízos a instituição, tais como desperdício de material de escritório, demanda de tempo para localizar documentos etc.

Descentralização

Nos casos onde a instituição opta pela descentralização do arquivo, fica a cargo de cada departamento a responsabilidade de gerir seus documentos.

Nesses casos, documentos originados de um departamento, por exemplo os Recursos Humanos, ficará dentro das dependências do próprio departamento e, por isso, o departamento precisará ter um espaço adequado para abrigar a documentação, visando que ela receba o tratamento adequado, para que os documentos sejam recuperados sempre que for necessário.

Com a opção pela descentralização, cada departamento deverá estabelecer um responsável para fazer a gestão dessa documentação, pois o arquivista (caso a instituição tenha) não terá condições de realizar todo o controle do fluxo dos documentos devido as dificuldades de atuar de forma que seja possível atender as especificidades de cada departamento.

 

Achou essas informações úteis? Acompanhe nosso blog para mais artigos sobre arquivo e organização de documentos para empresas. Se tiver alguma dúvida ou sugestão, não deixe de comentar abaixo. E se quiser bater um papo com nossos consultores sobre como melhorar a gestão de documentos na sua empresa, deixe seu contato aqui.

Faça uma avaliação gratuita

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *

Nome *