Não há como negar que as empresas possuem grandes massas documentais que se acumulam diariamente devido aos seus ramos de negócios.

O acúmulo de documentos contribui para que existam dificuldades em relação à localização desses documentos.

Manter os documentos organizados contribui para que o acesso aos arquivos aconteça sem gerar grandes transtornos para as empresas, principalmente em situações referentes às solicitações de documentos que, ao não serem apresentados podem gerar grandes prejuízos financeiros.

Para evitar prejuízos as empresas, em tempos onde as tecnologias digitais se desenvolvem e se tornam cada vez mais normais em nossas rotinas, é possível contribuir com um bom gerenciamento de documentos digitais, a fim de tornar mais preciso o acesso às informações que estão armazenadas nos arquivos.

Nesse sentido, temos duas questões para serem discutidas em relação a gestão de documentos digitais. A primeira questão refere-se à mudança de suporte dos documentos, isto é, um documento que está no suporte analógico (papel) passa pelo processo de digitalização e, consequentemente se torna um documental digital.

A segunda questão refere-se aos documentos que já nascem exclusivamente no suporte digital, neste caso, podemos citar as notas fiscais eletrônicas.

Independente se o documento passou pelo processo de digitalização ou se já nasceu no suporte digital, é necessário pensar em práticas e soluções para que esses arquivos fiquem armazenados de forma segura e que possam ser recuperados sem existir nenhum tipo de dificuldade.

Com o gerenciamento de documentos digitais, as empresas podem realizar a gestão de seus arquivos de forma mais eficiente, produtiva, precisa e com qualidade.

Estão disponíveis no mercado vários softwares que foram desenvolvidos para atender a essas novas demanda das empresas.


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Benefícios da gestão de documentos digitais

O ganho das empresas em possuir um adequado gerenciamento de documentos digitais está diretamente relacionado a alguns fatores: diminuição de problemas oriundos de arquivamento de documentos em locais errados; facilidade e redução de tempo em relação à recuperação da informação e, a vantagem de vários usuários poderem fazer uso de um mesmo documento, sem ter a necessidade de tirar várias cópias do documento, ao considerar que mais de um usuário precisa fazer uso daquela documentação.

Segurança e Preservação da Informação

Outros fatores também merecem ser destacados ao considerarmos a necessidade das empresas de fazer uso do gerenciamento dos documentos digitais, uma vez que os arquivos estão sujeitos a alguns fatores tais como:

  • Alagamentos;
  • Extravio;
  • Incêndios;
  • Roedores e insetos;
  • Vandalismo;

Danos aos arquivos causados pelos elementos acima mencionados são imprevisíveis e quando acontecem, todos lamentamos. Por essa razão, é preciso estar sempre atento, para agir antes que uma dessas situações acima aconteça, afinal, cabe lembrar que todos os arquivos devem estar devidamente armazenados com segurança, para que seja possível evitar situações como o incêndio do Museu Nacional da Cidade do Rio de Janeiro, que ocorreu em 2 de setembro de 2018.

Infelizmente o caso do Museu Nacional do Rio de Janeiro não é um dado isolado, porque outros desastres já aconteceram e tantos outros ainda podem acontecer.

Somado a esses fatores, os arquivos possuem outros riscos que também contribuem de maneira decisiva para a deterioração dos documentos. Nas rotinas administrativas é muito comum fazer uso de grampos, clipes e esses elementos são grandes agentes causadores de deterioração, já que com o passar dos tempos, esses sofrem oxidações, que contribuem para a corrosão dos documentos.

Por que investir na gestão de documentos digitais?

Dessa forma, como medida de segurança dos arquivos e das informações, o gerenciamento dos documentos digitais torna-se um grande aliado para as empresas, que precisam armazenar seus arquivos por prazos bastante consideráveis principalmente se considerarmos os documentos pertencentes aos Recursos Humanos (RH) que possuem altos prazos de guarda documentais.

Como exemplo de documentos de RH, podemos citar os documentos que são referentes ao previdenciário.

Por essa razão a gestão de documentos digitais auxilia as empresas a não sofrerem prejuízos por não apresentar os documentos necessários. A gestão de documentos digitais permite que o atendimento as demandas que são recebidas de maneira rotineira pelas empresas.

Cabe lembrar que a partir do gerenciamento dos documentos digitais é possível manter a integridade de informações que podem estar nas fotografias, vídeos, planilhas, projetos e etc.

O eficaz gerenciamento de documentos digitais permite que existam tecnologias confiáveis que sejam capazes de atuar desde a etapa de coleta, organização e armazenamento das informações de forma segura.

Assim, se em algum momento vindouro, o arquivo for afetado em relação à sua estrutura física, as empresas ainda terão preservadas as suas diversificadas informações, o que impedirá que existam problemas relacionados ao desenvolvimento de suas atividades.

O gerenciamento de documentos digitais contribui para que as empresas possam gerenciar seus capitais intelectuais de forma que não sejam prejudicadas pela falta de informação.

Hoje as informações são dados muito importantes para as empresas, principalmente devido à concorrência com outras empresas que disputam os mesmos nichos de mercados.

Os colaboradores que desenvolvem atividades que requerem grandes manuseios de documentos sabem quantos problemas podem surgir ao final de um mês de trabalho:

  • Documentos faltantes;
  • Mesas abarrotadas de documentos e,
  • Várias cópias de um mesmo documento etc.

Para ajudar em relação a essa realidade, mais uma vez entendemos a gestão de documentos digitais uma grande opção para um melhor desempenho de trabalho das empresas.


Leia também: Gestão de Documentos: Conceitos e Procedimentos Básicos


Outros benefícios da gestão de documentos digitais

Ao decidir por fazer uso e aplicação das tecnologias digitais nos arquivos, as empresas estarão melhorando em relação a:

  • Acesso instantâneo por mais de uma pessoa a qualquer documento em qualquer momento;
  • Conservação do acervo físico;
  • Controle e rastreamento do acesso às informações da empresa;
  • Diminuição de extravios de documentos;
  • Disponibilização de documentos e informações na rede da empresa;
  • Evita a perda de documentos devido a desgaste do papel;
  • Localização exata do documento;
  • Permite que a pessoa autorizada receba a informação necessária, na hora que ela precisar;
  • Rapidez e melhor atendimento ao cliente e tempo para realizar as tarefas que realmente são importantes para o seu negócio;
  • Recuperação da informação;
  • Redução de custos com cópias, impressão.

Nota-se um ganho de produtividade por parte das empresas que optam por realizar um adequado gerenciamento de documentos digitais.

Aspectos legais

Uma das principais discussões da atualidade sobre gerenciamento de documentos digitais está relacionada a aplicação da tecnologia.

Mais precisamente falando, transformações digitais que vem ocorrendo em todas as esferas, públicas e privadas, independente do ramo de atuação e porte.

Gerenciar a documentação existente nas empresas é um processo necessário, mas devidos às tecnologias digitais, podemos contar com ferramentas que nos auxiliem na melhoria do acesso aos arquivos.

Ainda não é consensual no Brasil uma lei que permita que os arquivos que sejam convertidos do analógico para o digital sejam eliminados.

Está tramitando no Congresso uma lei que prevê a destruição do suporte papel após sua migração para o digital.

Porém, algumas áreas estão à frente e já possuem situações diferentes, como por exemplo a área da saúde que já conta com o prontuário eletrônico dos pacientes e a área da educação, que por exigência do MEC, seus processos passarão a ser digitais.

A falta de uma lei que seja capaz de abranger todos os documentos, tanto da esfera pública como da esfera digital está baseada na necessidade de estudos mais aprofundados devido a questões que estão alicerçadas em adulteração de informações, assim como problemas decorrentes da autenticidade dos documentos.

Por esses motivos, a lei foi “batizada” de Queima de Arquivo, porque a arquivologia entende que, para tal situação se tornar normal, é necessário levar em conta princípios da área que não foram levados em consideração no momento da elaboração da lei.

O projeto que prevê a eliminação dos documentos após a etapa de digitalização é a Lei nº 7920/2017, de elaboração do então senador Magno Malta.

A arquivologia se mobiliza em relação às justificativas trazidas pelo senador para a aprovação da lei, onde foram considerados alguns fatores para a elaboração da lei:

  • Aumento da acessibilidade à informação;
  • Aumento da transparência;
  • Facilidade de manuseio e recuperação;
  • Redução de custos;
  • Redução de espaço físico para Arquivos;
  • Sustentabilidade ambiental.

Porém, a arquivologia e demais entidades se posicionaram contra a lei por considerarem que não estão previstas problemas originários da obsolescência tecnológica.

Outro fator que merece destaque relaciona-se com o aumento de gastos para os cofres públicos uma vez que a lei prevê que empresas privadas e cartórios poderão realizar não apenas a digitalização dos documentos como também suas autenticações o que irá contribuir para a oneração dos cofres públicos, sem que exista segurança em relação aos processos de digitalização e de autenticidade dos documentos.

A gestão de documentos digitais é necessária, ela pode melhorar de maneira significativa as atividades dos colaboradores da empresa, por essa razão, para implantar um bom sistema de gerenciamento de documentos digitais, é necessário formar parcerias com empresas que já estão no mercado a um tempo considerável e, que ofereçam serviços de qualidade.

Não deixe de fazer uso das tecnologias digitais, gerencie seus arquivos com qualidade e precisão e, para tanto, conte com uma equipe especializada.

Uma equipe especializada proporcionará à sua empresa benefícios em relação a todos os tipos de arquivos, então, se você está tendo problemas com seu arquivo ou pretende melhorar o fluxo de trabalho, entre em contato conosco, podemos te ajudar nessa jornada.

Você já parou para avaliar como está a gestão dos documentos de sua empresa?


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