O que é o GED?

É um software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos – GED, através dele é possível que as empresas tenham melhores soluções em relação ao armazenamento, organização e administração de documentos digitalizados ou de documentos digitais, ou seja, aqueles documentos que nascem exclusivamente no meio digital, através do suporte eletrônico.

O GED traz soluções referentes à captura de documentos, organização, busca, gestão, compartilhamento de informações até automação de processos. Por essas razões, o GED tornou-se uma ferramenta necessária no mundo empresarial, onde cotidianamente são necessárias informações que serão usadas nas tomadas de decisões.

Através do GED, as empresas, ganham em relação a tempo gasto com a localização de documentos e informações e, com isso potencializam seus resultados.

GED e seus impactos nas empresas

As tecnologias digitais podem ser presenciadas em todas as áreas, desde para um simples processo de comunicação, realizada através dos smartphones até as tomadas de decisões advindas das demandas das empresas.

A sociedade como um todo faz uso das tecnologias, isso é uma verdade e, não há como fugir, ao contrário, hoje a prioridade é resolver o máximo de coisas através do meio digital, afinal, o tempo nos parece pouco para que possamos dar conta de todas as nossas atividades.

Diante desse novo cenário, percebemos muitas mudanças que também afetaram (afetam) diretamente as empresas. Muitas atividades que antes transitavam exclusivamente através do papel, hoje tramitam através do ambiente digital.

Devido a essa transformação, as empresas, começam a ter que “reinventar” métodos, procedimentos e também planejamentos para que suas informações não sejam perdidas, evitando assim um possível caos, devida a perda de informações que são necessárias para o gerenciamento dos departamentos.

As empresas, principalmente as consideradas de grande porte, com volume expressivo de receitas, são alvos fáceis em relação a fiscalizações, notificações, auditorias (internas e externas) e, por isso, garantir que as informações que são produzidas exclusivamente no suporte eletrônico, ou aquelas que são transformadas para esse novo suporte, através da digitalização, é mais do que desejável, é necessário, para que sejam evitadas perdas financeiras, devido a solicitações de órgãos governamentais: fisco,  ministério do trabalho.

É necessário ressaltar também que, o departamento jurídico das empresas, estão sempre em busca de documentos, informações que possam dar respaldos para as demandas judiciais que são (serão) comandadas pela equipe jurídica.

É notável que as tecnologias digitais afetaram muitos departamentos consolidados nas empresas, nesse sentido, pode se citar o departamento de Recursos Humanos e o Departamento de Controladoria (área fiscal, área contábil, área de custos e área de controladoria).

Muitas atividades que antes eram realizadas exclusivamente através de vários calhamaços de papel, hoje estão consolidadas em transmissões realizadas pelo ambiente digital.

Sobre essas atividades, podemos citar:

  1. Controladoria: SPED Fiscal, SPED Contábil; Obrigações Acessórias, Transmissão de Guias (Guia de Recolhimento do FGTS e Guia da Contribuição Social e etc).
  2. Recursos Humanos: Folha de Pagamento, CAGED, Livro (ficha) de Registro de Empregados, Holerits e etc.

As novas realidades advindas das tecnologias digitais trouxeram para as empresas preocupações em relação ao gerenciamento das informações e, por isso, o GED é uma ferramenta que contribui no mundo empresarial devido as suas facilidades de tratamento da informação.

O GED é uma necessidade de todas as empresas, pois, compete as empresas proporcionar meios para que essas informações estejam acessíveis e, para tanto, é necessário manter essas informações organizadas e, armazenadas de forma adequada, para que dessa forma, seja possível garantir a celeridade e a confiabilidade nos processos que envolvem as demandas das empresas.

Em situações em que uma informação não pode ser acessada, as empresas podem sofrer danos, que podem ser o recebimento de multas dentre outros prejuízos financeiros.

Benefícios do GED

Investir em GEDs é a alternativa para que as empresas tenham além da segurança de suas informações, pois, um eficiente gerenciamento eletrônico de documento contribui para que sejam evitados problemas oriundos de extravios de documentos e, que possam também, atender as demandas de forma eficiente, através de alguns “cliques”, realizados a partir do próprio computador, evitando o deslocamento até a sala de armazenamento dos documentos, diminuindo o manuseio de várias caixas arquivo, pastas, armários, gavetas e etc.

O GED possibilita não apenas o gerenciamento correto das informações que nascem no digital, mas, também permite que informações que estão vinculadas ao documento físico, o papel, possam também se tornar digitais.

Esse sistema também proporciona para as empresas um arquivamento adequado das informações digitais, de forma que atenda as necessidades específicas de cada departamento, através de um sistema de indexação de informações que irá arquivar as informações de modo que elas possam ser recuperadas a partir de várias entradas, seja pelo nome do arquivo, pela data, por número e etc.

As mudanças ocasionadas nas empresas devido as tecnologias digitais proporcionaram a necessidade de ferramentas que colaborem com a rapidez no acesso as informações. O GED contribui com essa nova necessidade de acesso rápido, pois, além de gerenciar as informações, ou seja, realizar o controle, ele arquiva essas informações em um servidor, que pode ser um servido da própria empresa ou até mesmo pode arquivar essas informações em um servidor externo a empresa.

Temos atualmente no mercado muitas empresas que oferecem essa solução de armazenamento fora do ambiente empresarial. Compete a cada empresa analisar a sua necessidade sobre as formas de armazenamento das informações.

O GED permite um melhor acesso aos documentos, de forma ágil e segura, que pode ser acessada dentro e fora do ambiente corporativo. Gerenciar as informações corporativas é indispensável para o desenvolvimento das empresas.

Existem no mercado alguns softwares livres que podem contribuir com o GED. Esse tipo de software permite aos usuários a liberdade de acessar, distribuir, modificar e até mesmo de realizar estudos, sem ter nenhum ônus ao usuário.

Software livre garante ao usuário a liberdade de uso desse sistema, seja por pessoas físicas, seja por pessoas jurídicas. Dessa forma, através de um sistema livre, o usuário pode fazer qualquer tipo de adequação de acordo com necessidades específicas sem ter a necessidade de pedir autorização para o desenvolvedor.

Para ser um sistema livre é necessário que o software permita:

  • Ter liberdade para executar o programa, para qualquer finalidade;
  • Ter liberdade de estudar como o programa funciona, e adaptá-lo para as suas necessidades. Acesso ao código-fonte é um pré-requisito para esta liberdade.
  • Ter liberdade para redistribuir cópias de modo que você possa ajudar ao seu próximo.
  • Ter liberdade de aperfeiçoar o programa, e liberar os seus aperfeiçoamentos, de modo que toda a comunidade se beneficie. Acesso ao código-fonte é um pré-requisito para esta liberdade.

Talvez, os softwares livres de maior conhecimento seja os sistemas em Linux, que é um sistema operacional, assim como o Windows, que permite a execução de programas de computador e de outros dispositivos. O LINUX é considerado um software livre porque possibilita aos seus usuários que sejam feitas alterações e modificações nos sistemas.

É possível encontrar no mercado GEDs que são desenvolvidos por software livre, dessa forma, compete ao departamento de Tecnologia da Informação (T.I.) das empresas verificar qual sistema atende as necessidades corporativas, assim como compete a T.I. analisar as politicas de segurança da empresa antes de se aventurar pelo mercado de software livre, afinal, pelo fato desse sistema permitir alterações, modificações, muitas empresas ainda mantem um certo estranhamento em relação a utilização desses sistemas no cenário empresarial, devido ao sigilo das informações.


Quer tornar o gerenciamento das informações da sua empresa mais eficiente e seguro? Gostou das vantagens oferecidas pelo GED? Quer obter maiores vantagens em relação a estratégia da sua empresa? Tem outras dúvidas? Entre em contato conosco, a Destaque pode ajudar a melhorar a realidade da gestão das suas informações. Entre em contato conosco para maiores informações. Contamos com uma equipe capacitada para transformar a sua realidade empresarial.

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