Por Gabriel Koyro,
Redator da Destaque Gestão Documental
Publicado em 07 de junho de 2018.


Faz parte da rotina de uma empresa lidar diariamente com muitos documentos. Agora, imagine em um dia corrido, você precisa de um arquivo específico, mas não faz ideia de onde encontrá-lo. Enquanto você pensa ou procura, mais e mais papéis são gerados. É desesperador, não é? Mas não se preocupe, é para isso que existe o gerenciamento de arquivos.

Além do longo tempo gasto procurando determinado documento, o desgaste físico também é um fator relevante e motivador para colocar as coisas em ordem. Atrelado a isso, manter os documentos organizados pode evitar a perda de prazos e suas respectivas multas, garantir a produtividade e qualidade do trabalho, além de assegurar a competência e produtividade da empresa sempre em alta.

 

Como começar o gerenciamento de arquivos?

 

O grande problema quando se fala em organização é pensar: por onde ou como devo começar? O primeiro passo é não se desesperar e ter paciência, pois essa tarefa pode demandar desde horas a dias. Mas não deixe que isso te desanime! Assim que tudo estiver em ordem, garantimos como será prática e objetiva a utilização e o acesso às informações.

 

Na prática

 

Para facilitar as coisas, confira agora 5 dicas que vão auxiliar o seu trabalho na hora de planejar o gerenciamento de arquivos da sua empresa:

1- Crie um código para cada arquivo:

Já foi provado pela Associação Brasileira das Empresas de Gerenciamento de Documentos (ABGD), que geralmente são perdidas cerca de duas horas por dia, para procurar algum documento dentro da própria empresa. Então, a primeira ação é criar algum artifício que permita identificar com mais agilidade e facilidade um documento.  Dessa forma, como sugestão, indicamos que seja criado um código com os seguintes critérios:

  • Comece pela inicial do nome do setor;
  • Em seguida, coloque a inicial do nome da disciplina;
  • Depois, a matrícula do autor do arquivo;
  • E por último, o nome do arquivo na origem.

Simplificando, veja esses passos na prática: E-B-001-Ficha de Solicitação (Empréstimo-Bancário-001-Ficha de Solicitação). Após definirmos o código desse documento, devemos achar uma forma de descrevê-lo em poucas palavras ou até mesmo optar pelo uso de palavras-chave. Assim, categorizá-lo será ainda mais fácil.

2- Defina o tipo de arquivo:

É comum, com toda a tecnologia em nosso dia a dia, nos depararmos com a maioria dos arquivos em forma digital. Mas mesmo esses, precisam passar por filtros, com intuito de agilizar a busca.

Por isso, definir o tipo de arquivo é muito importante. Podemos separá-los pelas seguintes tipologias:

  • Ativo ou temporário: São aqueles documentos de uso constante. Por exemplo: formulários de inscrição, planilhas com valores de mercadoria, contratos, entre outros.
  • Inativo ou intermediário: Dizem respeito aos documentos de menor frequência de uso. A seguir, vejamos alguns exemplos:
    • Todo documento que estabelece um direito em favor de uma pessoa, uma organização ou de uma coletividade;
    • Todo documento determinante de uma obrigação permanente;
    • Todo documento, que possa servir para provar um direito ou uma obrigação, mesmo que seja de efeito temporário;
    • Todo documento que abre um precedente;
    • Todo documento que fornece informação sobre a organização, o funcionamento ou a história de um serviço da instituição, sociedade, etc.;
    • Todo documento capaz de provar um direito permanente;
    • Todos os projetos, que a princípio, têm relação direta com a instituição ou sociedade mantenedora do arquivo (plantas-projetos de construção, ampliação, etc.);
    • Documentos de valor permanente (estabelecido pelo Código Civil e comercial brasileiro), tais como documentos legais em geral, contratos, escrituras, etc.
  • Morto ou permanente – Contêm documentos de frequência praticamente nula.

3- Identifique o formato e o suporte:

Em todas as regras, há exceções. Apesar de falarmos anteriormente que a maioria dos arquivos são digitais, não podemos generalizar. Existem muitas empresas que prezam ou necessitam de versões impressas de muitos documentos.

Por essa razão, para garantir o gerenciamento de arquivos eficaz é necessário identificar o formato e qual o suporte em que o arquivo está salvo. Identifique o local onde o arquivo está armazenado. Se estiver online, insira o link, se estiver em seu computador ou em uma rede local, indique o caminho.

Vale lembrar ainda, dos riscos de ter somente uma cópia salva. Quando pensamos em máquinas, estamos sujeitos às mais diversas situações, como vírus, panes, ataques de ransomware (cada vez mais comuns nos dias de hoje) e danos permanentes. Por essa razão, pensar em estratégias de compartilhamento, impressão e guarda, ou salvar em mais de um local é essencial. Já pensou a complicação que seria perder tudo?

4- Conheça a natureza do assunto:

Outra questão importante é definir se o documento é interno, externo ou de ambas as partes. Uma dica para evitar que a mesma função de analisar um por um seja feita mais de uma vez, é marca-lo (com alguma coisa que não o danifique) no momento em que estiver criando um código, descrito na nossa dica número 1.

É interessante também inserir comentários relevantes sobre o documento ou arquivo. Mais uma vez, essa etapa pode ser feita em conjunto com a primeira dica, no momento em que recomendamos a descrição do mesmo em poucas palavras atrelada ao uso de palavras-chave.

5- Defina a temporalidade do documento:

É comum que pessoas ou empresas ignorem o fato de que documentos têm vida útil. Há situações em que nos são exigidos documentos que nem sabemos se estão em nosso poder ou não. No universo corporativo o cuidado deve ser redobrado, pois quando solicitados, seja para uma fiscalização ou uma ação trabalhista, a falta destes documentos pode trazer prejuízos imensuráveis.

Nesse momento, uma boa opção é adotar uma Tabela de Temporalidade. Esse instrumento vai determinar o prazo de permanência de um documento ou arquivo e seu destino após este prazo. Para isso, é necessário criar uma Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD), mas esses processos costumam ser complexos, por necessitar de profissionais especializados e treinamento da equipe. Por isso, existem empresas capazes de elaborar projetos de Gestão Documental e atender essas demandas.

Com todas essas dicas, já deu para aliviar o desespero né? Agora é com você! Lembre-se sempre que é muito importante que as empresas não subestimem as vantagens de um gerenciamento de arquivos. As melhorias vão desde a otimização do tempo, uso do espaço físico à melhoria no processo de tomada de decisão. E se tive alguma dúvida ou sugestão de tópico, é só deixar um comentário aqui.

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