Independente da área de atuação e do porte de uma empresa, todas elas possuem algo em comum: a informação. A informação tornou-se diferencial, principalmente devido ao impacto no processo decisório.

Além da preocupação com o crescimento empresarial, é necessário investir no tratamento dessas informações, pois, para a gestão moderna, a informação contribui para melhores resultados e aumento competitivo.

Assim, torna-se necessário planejar como essas informações serão, dentre outros fatores, armazenadas. Essa necessidade de planejamento ocorre devido as obrigatoriedades que as empresas mantem seja junto ao fisco, ao Ministério do Trabalho, ou ainda devido as necessidades internas da própria empresa.

Circulam nas empresas diversificados tipos de informação que vão desde informações de clientes, fornecedores, investidores e até mesmo dos próprios colaboradores das empresas, por isso, é necessário garantir que todas essas informações possam ser facilmente recuperadas e, que sua disponibilização aconteça sempre no menor tempo.

Você conhece o McFile?  A melhor ferramenta para Gestão Eletrônica de Documentos

Diante dessa explosão de informacional, as empresas podem fazer uso de duas formas de armazenamento: armazenamento local ou o armazenamento nas nuvens. Para contribuir com esse assunto, vamos tratar de cada uma dessas temáticas. Continue a leitura conosco!

Armazenamento Local

O armazenamento local foi (e ainda é) muito utilizado principalmente por empresas que são relativamente novas no mercado e que, por isso, ainda conseguem armazenar suas informações utilizando seus próprios equipamentos (computadores, servidores) ou até mesmo dispositivo móvel (pen drive, HD externo ou ainda de forma interna através de seu próprio diretório) para salvaguardar as informações.

Para essa modalidade, ressalta-se que os investimentos não são considerados altos, uma vez que, as tecnologias digitais fizeram (fazem) com que as empresas possuam acesso a redes e computadores. Porém, é necessário considerar as fragilidades dessas mídias e, para não ocorrer problemas em um futuro próximo sugere-se que essas informações sejam salvas também em outros dispositivos, uma vez que não há como negligenciar alguns riscos que podem ser originados tanto dos hardwares como dos softwares, além de outros fatores tais como incêndios, extravios, roubos, alagamentos e etc. 

 

Quando uma empresa opta pelo armazenamento local, o ideal é que a empresa invista em um servidor que seja exclusivo para o armazenamento das informações, pois, sabemos que os computadores não possuem alta capacidade de armazenamento.

 

Ressalta-se também que muitos colaboradores acabam armazenando as informações que são por eles geradas em seus próprios computadores. Essa prática, além de colocar em risco as informações devido a possibilidade de eventuais problemas com os computadores, pode também interferir em relação ao acesso a essas informações.

 De forma hipotética, vamos imaginar que o responsável pela transmissão da SEFIP esteja, por algum motivo, afastado de suas atividades. Esse colaborador tem o hábito de armazenar as informações em seu computador e, diante de seu afastamento, houve a necessidade de acesso a essas informações.

Nesse caso, será necessário entrar em contato com o colaborador que está afastado do trabalho para solicitar a senha de acesso do computador, para então, poder atender a demanda em relação a SEFIP.

Para evitar esse tipo de situação, as empresas possuem a sua disposição outra tecnologia que cada vez mais ganha destaque devido às tecnologias digitais, que é o armazenamento nas nuvens.

Falaremos sobre essa nova possibilidade advinda das tecnologias digitais, a seguir.

Armazenamento na Nuvem

O armazenamento nas nuvens tem a responsabilidade de coletar, compactar, criptografar e transferir as informações das empresas para um servidor de dados.

Esse servidor é programado para realizar diversos backups por dia, para que dessa forma seja garantido que as informações não ficarão impossibilitadas de ser acessadas.

Uma vantagem desse tipo de armazenamento é a possibilidade de acesso as informações sem ter a obrigatoriedade de estar nas dependências físicas da empresa, pois, o usuário tem a facilidade de acessar a informação independente de onde esteja. Para esse tipo de acesso, basta ter por perto um computador, smartphone, tablet com acesso a Internet.

Pelo fato das informações não ficarem armazenadas fisicamente nas mesmas dependências das empresas, diminui-se alguns riscos: desastres naturais, danos elétricos, roubos e etc.

A armazenagem na nuvem significa que as informações das empresas estão sobre a responsabilidade de uma empresa terceirizada, que deve ser especializada no assunto e, que por isso, possuem toda bagagem teórica e prática sobre o assunto. Outro destaque é que essas empresas possuem alta capacidade de armazenamento informacional.

Vantagem e Desvantagem do Armazenamento Local X Armazenamento na Nuvem

O armazenamento via servidor local necessita que a empresa tenha a disposição uma equipe de T.I para dar suporte quando houver algum problema.

É necessária uma sala adequada para abrigar o servidor, essa sala precisa ter uma correta climatização para evitar danos no equipamento.

Existe a possibilidade de haver ataques de hackers, problemas com vírus e, há também a necessidade de investimentos com gerador ou no-break. 

Em relação ao armazenamento na nuvem, as empresas precisam investir apenas em uma assinatura que possibilita o acesso as informações. Para essa modalidade não é necessário investir em estruturas e equipe de T.I e, há um ganho, vários usuários podem acessar a mesma informação e, esse acesso é realizado através de senhas e da liberação de acessos de acordo com o perfil de cada usuário.

Dessa forma, diante dos dados acima, nota-se que o custo final com o armazenamento nas nuvens é menor quando comparado aos custos da armazenagem local. Além disso, os avanços das tecnologias digitais colaboram para que as empresas busquem novas alternativas em relação ao tratamento das suas respectivas informações.

Gostou do assunto? Tem outras dúvidas em relação a esse tipo de armazenamento? Quer investir em uma melhor forma de armazenamento das informações da sua empresa? Entre em contato conosco. A destaque gestão documental tem uma equipe a sua espera. 

 

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *

Nome *