O Ministério da Educação (MEC) é responsável pela supervisão das Instituições de Ensino Superior no Brasil e, um de seus objetivos refere-se a implantar melhorias nas universidades.

Essas melhorias não se relacionam apenas com o ensino que está sendo oferecido, com a preocupação em relação aos servidores das Universidades e, as estruturas físicas, mas, também, está relacionado aos meios de organização e armazenamento dos documentos que fazem parte das Universidades.

É por essa razão que o MEC realizou a publicação de duas Portarias (nº 22 e nº 315), que propõem que as Universidades comecem a digitalizar seus respectivos arquivos universitários acadêmicos. Visando ajudá-los com essa nova demanda do MEC, reunimos nesse texto algumas considerações a respeito desse tema, conforme abaixo.

Obrigações das Portarias nº 22 e nº 315 

O Ministério da Educação publicou, em dezembro de 2017, a Portaria nº 22 que é relacionado a digitalização dos arquivos universitários acadêmicos. E no ano de 2018 o MEC também promulgou a Portaria nº 315, onde foi ampliado o prazo para que as Universidades de adequem ao novo cenário digital.

Assim as Universidades têm até dezembro de 2019 para se adequar às novas exigências do MEC. Após esse período, as Universidades podem receber visitas do MEC.

A Portaria 22, estabelece [dentre outras obrigações] a necessidade de regulamentar o processo de digitalização dos documentos que pertencem as Universidade, desde as públicas até as privadas.

As novas exigências do MEC, estabelece a conversão dos documentos analógicos para documentos digitais. Essa mudança de suporte ocorre por meio das tecnologias advindas da digitalização.

A preocupação do MEC é garantir que os documentos e, por consequência as informações que fazem parte do rol das universidades estejam preservadas e, que possam ser facilmente acessadas.

Somado a isso, esse processo de transformação documental, visa contribuir com meios mais adequados de armazenamento, além de possibilitar que essas informações não sejam manuseadas por pessoas sem autorização, sendo assim o MEC esta preocupado em relação a garantia de sigilo em relação as informações dos alunos e, para tanto, é necessário aplicar politicas de segurança da informação e, isso pode ser feito através de acessos autorizados no sistema, através de usuário e senha, por exemplo.

Período Para Adequação das Universidades

As universidades tem o prazo de até abril de 2020 para se adequarem a essa nova realidade originada da Portaria 315.

As quantidades de documentos que estão armazenados nos arquivos universitários acadêmicos são bastante consideráveis e, essa quantidade variará de Universidade para Universidade, devido a alguns fatores, tais como: quantidade de cursos oferecidos, quantidade de vagas, tempo (em anos) de criação das Universidades.

Porque Digitalizar?

O processo de digitalização não pode ser compreendido como uma tarefa simples, simples seria se o universo universitário fosse menor e, se as quantidades de documentos armazenados por essas universidades fossem pequenas.

Por essa razão, as universidades precisam garantir que as informações dos alunos e, ex-alunos sejam autênticos, confiáveis, fidedignas, integras e que possam ser facilmente recuperadas.

Diante desse cenário, a própria Portaria estabelece que sejam definidas uma comissão e, que essa comissão seja a responsável por elaborar, implementar, acompanhar e fazer as adequações necessárias em relação ao trâmite dos documentos, ou seja, da mudança de suporte da informação. A necessidade da criação de uma comissão é estabelecida pelo Decreto no. 9.235, de 15 de dezembro de 2017.

Todo o processo de digitalização prevê algumas necessidades, não é possível pensar no processo de digitalização, sem antes analisar qual sistema será usado para realizar o gerenciamento de todos os documentos que foram digitalizados.

Dessa forma, as universidades precisam analisar alguns fatores, tais como:

  • Qual a capacidade de armazenamento o sistema de gerenciamento de informações deve ter?
  • Esse sistema é adequado para os processos de digitalização e, para o processo de recuperação da informação?

Um processo de recuperação da informação eficiente está baseado no sistema que foi adquirido para fazer o gerenciamento das informações, assim como é necessário avaliar como essas mesmas informações serão indexadas nesse sistema, a fim de contribuir com a recuperação dos mesmos.

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Outra preocupação do MEC relaciona-se com a garantia da segurança das informações nas Universidades. Afinal, devido ao fácil acesso, manuseio e manipulação dos documentos, é necessário que as Universidades invistam na certificação digital [ICP-Brasil] para que se garanta a autenticidade, integridade e a validade jurídica dos documentos.

Diante do exposto, considera-se que, ainda que seja um desafio a mudança de suporte dos documentos, nos tempos atuais, com a crescente oferta de cursos (graduação e pós-graduação) nas Universidades e, com o ingresso cada vez maior de alunos, o processo de digitalização de documentos vêm somar a esse novo cenário, pois, a partir do uso das tecnologias digitais, é possível que o fluxo informacional ocorra de forma menos morosa- os alunos poderão solicitar documentos sem ter que ir obrigatoriamente a Universidade, por exemplo.

A tecnologia, quando bem aplicada, pode contribuir muito, principalmente em relação a desburocratização administrativa existente não apenas nas Universidades, como em muitos outros órgãos (públicos e privados).

Processo de Digitalização: Quem Serão os Responsáveis?

Esse é um elemento importante para as Universidades, afinal, é necessário planejar quem fará esse processo de conversão do analógico para o digital.

O processo de conversão pode ser realizado através de duas maneiras: a primeira é capacitando colaboradores da própria Universidade para realizar essa conversão e, para tanto, esses colaboradores precisam ser treinados para executar tal atividade ou as Universidades podem contar ainda com a parceria de empresas que são especializadas no assunto.

Caberá a cada Universidade analisar qual das opções acima é mais adequada para a sua realidade. Mas, em ambas opções, é necessário sempre realizar um processo de tratamento documental, isto é, preparar os documentos para a digitalização e, esse processo requer a retirada de grampos, clips, durex, dentre outras coisas, para que se possa garantir que os documentos serão digitalizados na melhor qualidade possível.

 

Descumprimento pelas Universidades em Relação ao Processo de Digitalização dos Documentos

As Universidades que eventualmente não se adequarem as obrigatoriedades do processo de digitalização dos documentos podem sofrer penalidades, podendo ser acusadas de irregularidade administrativa, sendo aplicáveis a essas Universidades efeitos da legislação civil e penal.

Sua Universidade está preparada para esse novo desafio? Precisa de ajuda? Conte com a parceria da Destaque Gestão Documental e aproveite a nossa experiência em relação ao atendimento às necessidades desse e de outros assuntos que você pode conferir em nosso blog. Dúvidas? Estamos à disposição para atendê-lo.

 

 

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