Digitalização de documentos

Menos uso de papel para a impressão de documentos? É possível maior facilidade de acesso e recuperação da informação? Como manter a integridade dos documentos? Tudo isso é possível? Sim, as tecnologias digitais contribuem para essa nova necessidade empresarial.

E esse post tem o objetivo de demonstrar uma ferramenta originária das tecnologias digitais que podem melhorar e, também facilitar o dia a dia empresarial.

O que é e, para que serve a digitalização de documentos?

No mundo empresarial, as informações passaram a ser reconhecidas como um bem valioso. Esse novo panorama reflete a necessidade de tratamento informacional adequado, porque estas podem ser diferenciais em relação ao nicho de mercado das empresas que diariamente torna-se mais competitivo.

As informações podem ainda agir de maneira estratégica ajudando em relação ao desempenho organizacional.

Porém, nota-se que, cada vez mais as empresas produzem e recebem informações em decorrência de suas atividades e, por essa razão, as empresas estão diante de um novo cenário, ou seja, como gerenciar toda essas informações? Como ter acesso a essas informações de forma rápida e, em qualquer tempo?

O grande acúmulo dos documentos acaba por não permitir que as empresas tenham suas necessidades informacionais solucionadas, afinal, o espaço destinado a abrigar os documentos acabam se transformando em grandes depósitos de papéis que não recebem nenhum tipo de tratamento em relação à organização, padronização, descrição, representação e, descarte físico.

Isso demonstra que falta às empresas conhecimento necessário em relação às ferramentas, técnicas que impeçam, por exemplo, a perda informacional.

Não se pode negligenciar também que esses depósitos ficam à mercê de insetos, além de outros problemas que podem ser ocasionados devido a alguns fatores tais como: risco de incêndios, risco de inundações e etc.

Diante dessa realidade, que é bastante comum nos ambientes empresariais, observa-se que o volume de documentos quando não tratados de maneira adequada colaboram não apenas em relação ao acesso as informações, mas, também permite que existam outros problemas para as empresas, isto é, a dificuldade em armazenar todas as informações que fazem parte do nicho de negócios da empresa.

Certamente, o uso maior e cada vez mais rotineiro dos computadores contribuiu para o surgimento de novas ferramentas que puderam melhorar de forma significativa as formas de comunicação, acesso e uso das informações.

O computador permitiu que os documentos, informações e/ou dados deixassem de ser confeccionados exclusivamente no papel e, passassem a ser processados e também armazenados no formato digital.

Diante desse cenário e, devido também ao maior uso das tecnologias digitais, as empresas voltam-se para estratégias que possam ajudá-las a melhorar o processo de acesso e de recuperação da informação.

Nesse sentido, contamos hoje com a tecnologia advinda do processo de digitalização que pode garantir muitos benefícios para as empresas.

Entende-se como digitalização de documentos a conversão dos documentos físicos (papel) para o formato digital. Esse processo de conversão dos documentos melhora de maneira substancial tanto o acesso como o compartilhamento das informações, porque facilitam dois processos: o acesso e a recuperação da informação.

A necessidade da conversão das informações, que antes podiam ser encontradas apenas no suporte papel, para o formato digital surgiu da necessidade eminente de manter o ambiente empresarial organizado e, acima da organização, prima-se pela eficiência dos processos administrativos e, por consequência das informações que são geradas nesses processos.

Dessa forma, cabe salientar que qualquer documento que esteja em um suporte físico e, que contenham informações que sejam relevantes para as empresas podem ser convertidos e transformados em informações digitais.

Sabe-se que diariamente as empresas tomam decisões e, para que essas decisões sejam tomadas de maneira assertiva, torna-se necessário acessar dados, informações e, por essa razão, investir em estratégias que possam contribuir com esse processo torna-se fundamental.

A partir do uso de boas estratégias, como no caso da digitalização dos documentos, melhora-se o processo de comunicação empresarial, uma vez que as informações são acessadas de maneira instantânea.

Quem pode se beneficiar com o uso da digitalização

Todas as empresas, independente do seu ramo de atuação e de seu porte, podem fazer uso dos benéficos advindo da digitalização dos documentos.

Vantagens de digitalizar os documentos

  • Acesso remoto;
  • Aumento da produtividade;
  • Backup de segurança dos documentos;
  • Contribuição com o meio ambiente;
  • Diminuição da degradação dos documentos devido à ação do tempo;
  • Diminuição de espaço físico para armazenamento de documentos;
  • Diminuição de riscos judiciais devido a extravios de documentos;
  • Diminuição do manuseio dos documentos originais;
  • Facilidade de acesso e de distribuição dos documentos;
  • Integração de dados ativos e históricos;
  • Maior controle no acesso as informações;
  • Mais segurança para informações confidenciais;
  • Melhorias no acesso através da utilização de sistema de busca informatizado;
  • Melhorias em relação a recuperação da informação;
  • Possibilidade de acesso remoto e utilização simultânea;
  • Preservação e durabilidade do acervo;
  • Redução de tempo das atividades que requerem a análise de documentos;
  • Redução dos custos gerados por excesso de impressão e cópias;
  • Segurança, inviolabilidade dos dados;
  • Transparência das informações.

Como se pode notar, muitos são os benefícios oriundos do processo de digitalização. Esse processo permite melhorias em relação à massa de documentos pertencentes às empresas, pois, oferecem melhoras formas de controle, acesso e disseminação da informação.

Sua implantação proporciona resultados bastante favoráveis para as empresas, que podem até mesmo contribuir com a parte financeira da empresa, pois, com a apresentação das informações necessárias, o risco de perca devido a processos judiciais, podem senão ser zerados, podem ser minimizados de maneira considerável.

A digitalização é um processo que cresce diariamente no mercado e, esse crescimento pode ser compreendido devido as suas vantagens, afinal, com a transformação dos documentos para o formato digital, a mesma informação pode ser acessada por vários usuários ao mesmo tempo.

Além disso, o acesso as informações podem ser realizadas até mesmo de forma remota, sem ter a obrigatoriedade de estar na empresa.

Somado a esse fator, nota-se a diminuição do uso de cópias o que contribuirá para que exista diminuição de custos com material de escritório como, por exemplo, papel sulfite.

Essa redução não é sentida apenas no financeiro das empresas, mas, também contribui com a preservação do meio ambiente, o que é uma preocupação recorrente de todas as empresas.

Outras curiosidades

De acordo com a Associação Internacional para o Gerenciamento de Informações e Imagens (AIIM) 95% das informações ainda se encontram no suporte papel.

Pode-se com esses dados verificar que o Brasil ainda tem muito a investir em tecnologias digitais, não apenas pensando nas melhorias das atividades das empresas, mas, levando em consideração também a crescente preocupação com o meio ambiente.

Quando falamos em meio ambiente não estamos apenas considerando o corte das arvores para a produção de papel, antes, estamos também considerando outros fatores, tais como:

  1. A água utilizada na produção do papel;
  2. Grande consumo de energia;
  3. Maior utilização de produtos químicos que comprometem a saúde humana e também o solo;
  4. Além da vulnerabilidade dessas empresas em relação a possíveis acidentes dentre outras coisas.

Dessa forma, mais uma vez destacamos as vantagens e, até mesmo a necessidade do uso maior das tecnologias digitais como suporte para as melhorias em relação a gestão dos documentos que fazem parte da estrutura organizacional das empresas.

Armazenar de maneira segura, gerenciar, recuperar, acessar e preservar as informações do mundo empresarial é altamente desejável, não apenas para dar maior segurança, solidez e consistência nas tomadas de decisões do dia a dia, mas, principalmente para permitir que decisões futuras não deixem de ser tomadas por falta de dados que garantam o sucesso de uma tomada de decisão.

Dessa forma, muitas empresas têm dado oportunidades para empresas especializadas no assunto para poder garantir maior sucesso e credibilidade em relação a transformação das informações que estão no suporte papel para o suporte digital.

Para a conversão das informações indica-se empresas que entendam desse nicho de mercado, que tenham solidez e, principalmente equipe qualificada para fazer essa conversão.

Cabe lembrar que essa transformação exige também a preparação dos documentos, ou seja, os documentos passam por um processo de manipulação antes de iniciar o processo de digitalização.

Nessa preparação os documentos passam por higienização, são retirados os grampos, clipes, colas ou qualquer outro objeto que dificulte ou prejudique a leitura do documento pelo scanner.

Após essa primeira etapa são estabelecidos os indexadores para que o processo de recuperação da informação não seja prejudicado.

E, por fim, as informações que foram digitalizadas serão agregadas a um software de gerenciamento de informações, notadamente conhecido como GED, que irá armazenar e, portanto, será também o responsável por permitir o acesso às informações.

Confira nosso próximo post, pois, trataremos desse assunto de forma mais adequada.


Leia também: Armazenamento em nuvem como solução para seus documentos


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