Os documentos fazem parte das rotinas diárias de qualquer empresa e, embora as tecnologias digitais sejam usadas com muita frequência, o trâmite de informações no suporte papel ainda é muito comum.

Esses documentos oferecem para as empresas respaldos em relações as suas ações e, por essa razão, tê-los em condições de uso é necessário para, em notificações, intimações e solicitações adversas, a empresa possa comprovar suas decisões.

Diante disso, esse post irá abordar questões que recaem sobre como acondicionar e armazenar os documentos de arquivo. Essas medidas são necessárias ao considerarmos que cada departamento e documento possui prazos de guarda diversificados e, por isso, realizar alguns planejamentos que recaem sobre os documentos é fundamental para contribuir com a gestão dos documentos que estão armazenados nos arquivos.

Estratégias para acondicionamento dos documentos

Um documento para ser preservado com o decorrer dos anos requer planejamento que deve ser observado desde a produção do documento até o seu armazenamento final.

A necessidade de acondicionamento correto dos documentos está relacionada ao conteúdo que cada documento possui, ou seja, sabemos que, os documentos do departamento de recursos humanos possuem prazos de guarda altos devidos as demandas do INSS e, por isso, esses documentos precisam estar protegidos de riscos eminentes de danos.

Esse assunto assumi papel de destaque quando analisamos que o Conselho Nacional de Arquivos-CONARQ, órgão que regulamenta os arquivos, possui uma publicação específica sobre o assunto- Recomendações para a Produção e Armazenamento de Documentos de Arquivo.

Muitos fatores atuam como agentes que podem causar danos nos arquivos: roedores, baratas, umidade, climatização, luminosidade, mobiliários, dentre outros.

Além desses fatores, os materiais que serão usados no acondicionamento também influenciam em relação a preservação dos documentos. Os materiais que são usados nos arquivos, de maneira geral, são as caixas arquivos.

As caixas arquivo pode ser de papelão ou de poliondas. As caixas arquivo de poliondas são um pouco mais caras em relação as caixas de papelão, porém, são mais resistentes.

Geralmente as caixas arquivo de poliondas são usadas apenas para armazenagem de documentos permanentes, essa estratégia auxilia também em relação a redução de custo do arquivo.
As caixas de arquivo devem ser resistentes: no manuseio, no peso dos documentos e à pressão, caso precisem ser sobrepostas umas às outras.

Outros materiais que são comuns para o acondicionamento dos documentos são as pastas. Existem diversos tipos de pastas disponíveis no mercado, por essa razão, será necessário avaliar que tipo de documento será acondicionado nas pastas, o volume e o acesso a esses documentos.

Os tipos mais comuns de pastas:

  1. Pasta suspensa kraft – usadas para armários gaveteiros. Geralmente o departamento de recursos humanos e ambulatório médico fazem uso dessa pasta para acondicionar os documentos dos colaboradores.
  2. Pasta ofício com grampo de plástico – ideais para o acesso rápido aos documentos. O grampo ser de plástico contribui para se evitar danos aos documentos. Podem ser acondicionados, propostas orçamentárias, plantas arquitetônicas etc.
  3. Pasta AZ – para organizar papéis e poder transportá-los sem que os documentos se percam ou amassem.
  4. Pasta L – muito usadas para o trâmite de documentos entre departamentos. Seu manuseio é fácil, assim como o acesso aos documentos.

Os documentos também podem ser acondicionados caixas de plástico duro que são usadas para acondicionar os documentos em pastas suspensas, quando a documentação não for colocada em armários gaveteiros suspensos. São bastante úteis, principalmente para o departamento jurídico que pode colocar os processos dentro dessas caixas e deixá-las próximas as mesas de trabalhos dos advogados.

Podem ser usados também os envelopes pardos e sacos plásticos para acondicionar os documentos. Lembrando que esses materiais devem ser colocados em caixas arquivo antes dos documentos serem enviados para as estantes.

Idealmente deve-se fazer uso de materiais que, além de conservar e preservar os documentos, também sejam práticos para o acesso aos documentos.
Todos os materiais que serão usados para acondicionar os documentos devem ser superiores aos formatos dos documentos. Os mapas, plantas devido a seus formatos não podem ser acondicionados em estantes tradicionais, sendo necessário armazená-las em mapotecas, que são os materiais adequados para essa documentação.

Armazenamento

O armazenamento refere-se a guarda dos documentos no espaço destinado as salas de arquivo.

A área de arquivo pode abranger alguns mobiliários: armário gaveteiro, estantes deslizantes e estantes tradicionais, em aço. Para cada tipo de mobiliário existem medidas a ser tomadas visando a conservação dos documentos.

Os armários gaveteiros não podem armazenar mais documentos do que suportam, pois, quando são armazenados grandes volumes de documentos corre-se o risco de haver problemas na abertura e fechamento das gavetas, o que pode contribuir para que documentos sejam amassados.

Os armários em aço precisam ser afixados de alguma maneira para evitar problemas com a quedas das estantes. Deve-se também evitar colocar mais caixas do que as estantes suportam para evitar amassamentos nas divisões das prateleiras.

As estantes deslizantes são os mais novos materiais usados nos arquivos, pois elas ocupam menores espaços nos ambientes, além de deixar o layout dos arquivos padronizados. As estantes deslizantes podem ser abertas ou fechadas, os módulos fechados contribuem para evitar o acúmulo de poeiras e roedores, além de impedir o manuseio não autorizados de documentos.

Todos esses requisitos são necessários também para assegurar a segurança de trabalho das pessoas que trabalham nos arquivos.

Assim, os documentos devem ser armazenados em locais ideais e, por isso, devem ser consideradas as seguintes situações:

  1. Áreas de risco de vendavais e outras intempéries, e de inundações, como margens de rios e subsolos, porões;
  2. Áreas de risco de incêndios, próximas a postos de combustíveis, depósitos e distribuidoras de gases, e construções irregulares;
  3. Áreas próximas a indústrias pesadas com altos índices de poluição atmosférica, como refinarias de petróleo;
  4. Áreas próximas a instalações estratégicas, como indústrias e depósitos de munições, de material bélico e aeroportos;
  5. No caso de salas arquivos em andares térreos deve-se ter pisos mais elevados em relação ao solo e com boas condições de drenagem, devido a facilidade de inundações;
  6. Salas de arquivo em andares superiores, deve-se prever a capacidade de resistência de peso, evitando problemas com rachaduras e desmoronamentos;
  7. Área dos depósitos não deve exceder a 200 m2. Quando necessário, as salas de arquivos devem ser compartimentadas;
  8. As salas de arquivo devem ser independentes entre si, separados por corredores, com acessos equipados com: portas corta-fogo, extintores de incêndio, sistema elétrico de emergência;
  9. Deve-se evitar tubulações hidráulicas, caixas d’água e quadros de energia elétrica sobre as salas de arquivo;
  10. É necessário planejar a ventilação na sala de arquivo, essa pode ser natural, através de janelas ou artificial, ar condicionado, climatizador;
  11. É necessário proteger os documentos da incidência direta de luz solar, por meio de filtros, persianas ou cortinas;
  12. É necessário planejar um programa integrado de higienização do acervo e de prevenção de insetos;
  13. Ter medidas que reduzam a radiação UV emitida por lâmpadas fluorescentes.

As salas de arquivo precisam ter temperaturas adequadas, pois, a umidade relativa do ar, as variações de temperatura e a falta de ventilação contribuem para a ocorrência de insetos e microorganismos que são prejudiciais aos documentos e, também para as pessoas que irão manusear os documentos.

A temperatura ideal, de acordo com os profissionais da área é: temperatura entre 15° e 22° C e de umidade relativa entre 45% e 60%.

A sua empresa possui salas de arquivo planejadas? Seus documentos estão acondicionados e armazenados da maneira correta? Tem dúvidas? Precisa de ajudar para replanejar as salas de arquivo? Entre em contato conosco, a equipe da Destaque tem prazer de te auxiliar com a sua demanda.

Achou essas informações úteis? Acompanhe nosso blog para mais artigos sobre arquivo e organização de documentos para empresas. Se tiver alguma dúvida ou sugestão, não deixe de comentar abaixo.

E se quiser bater um papo com nossos consultores sobre como melhorar a gestão de documentos na sua empresa, deixe seu contato aqui.

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