As mudanças em relação aos documentos digitais

Conforme falamos em posts anteriores, os documentos digitais estão presentes na grande maioria das empresas.

Os avanços das tecnologias digitais permitiram que houvessem mudanças significativas nos ambientes empresariais e uma dessas mudanças estão relacionadas aos aspectos de autenticidade e validade dos documentos que são produzidos exclusivamente no suporte digital.

As empresas, visando maior competitividade, investem em ERP´s (Sistemas Integrados de Gestão Empresarial) que são sistemas de informações que integram os diversos departamentos de uma determinada empresa. Essa integração possibilita melhorias em relação aos fluxos de informação, assim como permite que o armazenamento dos dados da empresa seja realizado de forma mais segura.

Contudo, os investimentos são necessários não apenas nos ERP´s mas também em outras soluções que colaborem para que as informações que circulam pelos departamentos estejam seguras, integras e, acima de tudo confiáveis.

Realizar um bom gerenciamento das informações digitais é necessário para que seja garantido o sucesso empresarial. Portanto, manter os documentos digitais estruturados e criar metodologias tanto para melhorias no processo de comunicação como em relação a sua confiabilidade torna-se necessário para que sejam diminuídas falhas que podem proporcionar danos financeiros às empresas.

Os documentos digitais refletem os avanços das tecnologias onde muitos documentos que antes eram impressos no suporte papel, hoje são produzidos exclusivamente no meio digital. Essa nova mudança de paradigma contribui para que sejam (re)pensadas novas maneiras de contribuir e/ou garantir a autenticidade e a veracidade dessa documentação.

Confiabilidade dos documentos digitais

Algumas perguntas são necessárias para que possamos entender a necessidade de investir em soluções que visam garantir que as informações digitais geridas nas empresas sejam confiáveis, autenticas e que estejam à disposição da empresa.

Sendo assim, faz-se necessário questionarmos? As transações bancárias realizadas via internet são realizadas de maneira segura? Sua empresa se preocupa com as fraudes que são cada vez mais rotineiras? Existe a preocupação em relação às informações que são geradas pela internet, tais como a transmissão de informações referentes aos funcionários da empresa?

Pensando nestes e em outros questionamentos, foi desenvolvido uma solução para serem usadas tanto para pessoas físicas como para pessoas jurídicas, isto é, a certificação digital.

O certificado digital é um arquivo eletrônico que pode ser utilizado de acordo com necessidades especificas de cada empresa.

  • O Certificado Digital para Pessoa Jurídica (e-CNPJ ou e-PJ): documento eletrônico que representa todo tipo de empresa em atos praticados por meio digital. Esse certificado é emitido por uma Autoridade Certificadora, podendo ser do tipo A1, que fica armazenado no computador, ou do tipo A3, instalado e utilizado em mídias físicas, como o Token ou Smart Card.
  • Existe também o Certificado Digital para Pessoa Física (conhecido como e-CPF), que  garante a autenticidade e a integridade na comunicação eletrônica entre pessoas físicas e a Receita Federal no Brasil.

 

O certificado digital possui garantia de validação jurídica, isso permite que essa solução seja considerada um meio seguro para a realização de transações que são realizadas exclusivamente por meio da Internet.

O objetivo do certificado digital é oferecer segurança, autenticidade, confiabilidade e integridade para aquelas informações que são geradas digitalmente.

Validade jurídica dos documentos digitais

A validade jurídica de um documento digital é exatamente a mesma de um documento impresso, assinado a mão ou autenticado em cartório.

E isso é possível devido a Medida Provisória Nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001

que Institui a Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira – (ICP-Brasil) que transforma o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação em autarquia, e dá outras providências.

Essa medida foi necessária para que acompanhássemos as mudanças ocasionadas pelas tecnologias digitais e, por tanto, tem a finalidade de possibilitar maior validade de documentos e operações realizadas exclusivamente pela internet.

Quem pode fazer uso de um Certificado Digital?

Todas as pessoas (físicas ou jurídicas) que desejam realizar transações através da internet de maneira segura e com autenticação.

O Certificado Digital não é uma obrigatoriedade para todas as pessoas físicas ou jurídicas.

Porém, empresas que emitem nota fiscal eletrônica, assim como para aquelas empresas que estão todas no regime tributário de lucro real ou lucro presumido, são obrigadas a fazer uso do Certificado Digital.

As empresas inscritas no Simples, que possuem mais cinco funcionários, são obrigadas a ter um certificado digital para enviar informações trabalhistas, fiscais e previdenciárias à Receita Federal por meio da GFIP e do eSocial.

Os documentos digitais tendem a aumentar em todos os ramos empresariais e, com isso, é notório a explosão de informação e dados que serão gerados. Diante dessa constatação é que os órgãos reguladores caminham na direção de desenvolver soluções que possam atender a essa nova realidade que esta diretamente relacionada as tecnologias digitais, onde é necessário criar meios para trabalhar com recursos que recaiam sobre a autenticidade, confiabilidade e veracidade dessas informações.


Leia também: Armazenamento em nuvem como solução para seus documentos


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