A preservação de documentos de arquivo depende dos procedimentos adotados em relação à produção, tramitação, acondicionamento e armazenamento dos documentos.

Algumas medidas são essenciais para garantir a integridade dos documentos. Nesse sentido, algumas observações merecem destaque:

  1. Ao juntar os documentos deve-se evitar o uso de grampos e clipes metálicos. É indicado o uso de materiais de plástico ou ainda materiais que não oxidem com o decorrer dos anos;
  2. Grampear e colar documentosdevem ser práticas evitadas;
  3. No que diz respeito à área jurídica, os processos ou dossiês que sejam de grandes volumes devem ser acondicionados em caixas arquivo ou em pastas suspensas, observando sempre as dimensões dos documentos.

Essas medidas são necessárias para que seja estabelecido um conjunto de práticas que garanta não apenas a organização, mas também a preservação das informações, de modo que essas estejam disponíveis para serem usadas no cotidiano das empresas, principalmente no que tange às tomadas de decisões.

Áreas destinadas ao arquivo

A área que deverá ser destinada ao arquivo deve contemplar algumas medidas para evitar problemas futuros, isto é, subsolos e porões devem ser evitados para a armazenagem de documentos.

Em espaços onde os documentos podem ser armazenados na área térrea, deve-se considerar a necessidade de elevação em relação ao solo, para evitar que água de fortes chuvas adentrem no depósito.

Na área que é destinada ao arquivo, deve-se evitar a passagem de tubulações hidráulicas, caixas d´água e quadros de energia.

É necessário que o arquivo tenha ventilação, podendo esta ser de forma natural ou artificial (tudo dependerá das condições de investimento de cada empresa).

Essas medidas são necessárias, visando colaborar com a integridade dos documentos, evitando reações químicas, que podem ser aceleradas devido a flutuações de temperatura e também de umidade do ar. A exposição dos documentos a poluentes atmosféricos e as radiações, também colaboram para que os documentos sejam danificados.

A variação de temperatura e de umidade do ar colabora para a ocorrência de insetos e o desenvolvimento de microorganismos que também afetam a integridade dos documentos.

Torna-se necessário também proteger os documentos da incidência da luz, para tanto, pode-se fazer uso de persianas ou cortinas. Em relação as ventilações naturais- janelas- é necessário o uso de telas para evitar a entrada de insetos.

Acondicionamento dos documentos

Visando a integridade dos documentos deve-se fazer uso de materiais que sejam apropriados para os documentos, pois, os elementos principais que colaboram para a não-integridade dos documentos estão relacionados às formas de acondicionamento.

A escolha dos materiais dependerá muito das características dos documentos, principalmente o tamanho, afinal, muitos documentos podem ultrapassar o tamanho tradicional de uma folha de sulfite, tais como as plantas arquitetônicas, mapas e etc.

Tradicionalmente são usadas estantes de aços, armários gaveteiros para abrigar os documentos. Esses são os mobiliários mais comuns nas empresas, porém, podem ser ainda utilizadas as estantes deslizantes (esses são os mobiliários mais modernos do mercado) ou ainda podem ser usadas estantes onde a estrutura é de ferro e, mas separações são usadas madeiras. Nesse caso, a madeira deve receber tratamento adequado contra incêndio e insetos.

Documentos que estão em outros suportes, tais como fitas de vídeo, fitas de áudio, mídias magnéticas devem ser armazenados longe de campos magnéticos, pois, esses causam danos a essas mídias.

Sobre o tipo de caixa arquivo, essas precisam ser resistentes, tanto para o manuseio das caixas como para agüentar o peso dos documentos, principalmente quando existir a necessidade de empilhar caixas arquivo devido à altura dos espaços das estantes.

As caixas arquivo precisam ser mantidas em boas condições de conservação, de limpeza para que os documentos possam ficar devidamente armazenados.

Além das caixas arquivo de papelão, existem também as caixas de poliondas, que são mais resistentes a ação do tempo, mas, que também são mais caras do que as caixas em papelão. Dessa forma, cabe a cada empresa averiguar qual caixa arquivo será usada para armazenar os documentos.

Algumas empresas optam ainda por abrigar os documentos em embalagens plásticas para depois colocar os documentos na caixa arquivo. Essa prática é muito comum quando uma caixa arquivo irá armazenar vários documentos. Por exemplo, no Departamento de Contabilidade, é comum que as notas fiscais sejam arquivadas de acordo com as respectivas datas de lançamento, dessa forma, para um melhor e mais rápido acesso a essa documentação, as notas fiscais são colocadas nos sacos plásticos por dia; assim quando houver a necessidade de localizar uma nota fiscal, é mais fácil pegar um saco plástico ao invés de ter que manusear todos os documentos até encontrar o documento necessário.

Alguns tipos de documentos podem e são armazenados em armários gaveteiros, de quatro gavetas. Esses armários abrigam pastas suspensas e, por isso, indica-se que sejam colocados documentos que não tenham grandes volumes, devido ao peso.

Esses armários são muito usados pelo Departamento de Recursos Humanos devido aos documentos dos colaboradores, no Departamento de Controladoria, devido à armazenagem das guias das obrigações acessórias (dentre outros documentos) e, na área médica (ambulatório médico) para armazenar os exames dos colaboradores ativos.

Manuseio dos documentos

Algumas medidas são necessárias antes de iniciar o manuseio dos documentos.

  1. As mãos devem estar limpas e, é necessário fazer o uso de luvas descartáveis;
  2. Utilização de jalecos (que podem ser ou não descartáveis);
  3. Máscaras para colaborar com a saúde dos funcionários e até mesmo dos usuários, pois, existe a possibilidade dos documentos conterem materiais tóxicos que são prejudiciais a saúde.
  4. Em arquivos onde as estantes são muito elevadas, é necessário tomar cuidado com o uso de escadas, evitando a queda dos funcionários no momento de retirar ou devolver caixas nas estantes.
  5. Indica-se o uso de carrinhos que auxiliem no transporte dos documentos.

Segurança do arquivo

Muitos fatores podem danificar os documentos e, por essa razão algumas medidas de segurança são necessárias.

  1. Uso de portas corta-fogo para evitar que em possíveis incêndios o fogo chegue até os documentos;
  2. Necessidade de sistemas independentes de energia elétrica;
  3. Necessidade de sistemas de alarme de incêndio;
  4. Em ambientes que contém climatizadores de ar, ar condicionado é necessário a manutenção desses equipamentos;
  5. Promover o controle integrado de pragas;
  6. Manter em perfeitas condições de funcionamento
    os sistemas elétrico, hidráulico e de esgoto do arquivo;
  7. Há ainda recomendações especiais para segurança, proteção contra sinistros, atos de roubo e vandalismo.
  8. É proibido que seja consumido bebidas e alimentos nas dependências do arquivo, para que seja evitado que ratos e insetos se proliferem no ambiente.

Com base nessas constatações, recomenda-se a armazenagem de todos os documentos em condições ideais para evitar a sua deterioração. Portanto, a partir de um adequado acondicionamento, armazenamento, manuseio e segurança do arquivo; é possível ter os documentos sempre prontos para atender as demandas das empresas.

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