Manter os documentos de uma empresa organizada e disposta em um local adequado não é uma tarefa fácil para as empresas. Manter o ambiente seguro contra incêndios, roedores, além de manter o espaço limpo são algumas das dificuldades que as empresas precisam enfrentar.

Ainda devemos considerar que o armazenamento inadequado de papéis colabora com o acúmulo de poeira e a proliferação de pragas e insetos.

A tarefa de arquivar documentos parece simples, em um primeiro momento, mas essa visão irá mudar, a partir do momento em que um documento será solicitado e, não for localizado. As multas trabalhistas, por exemplo, são sempre onerosas para qualquer tipo de empresa caso algum documento solicitado por órgão público não seja apresentado.

Por essa razão, algumas empresas têm optado por terceirizar sua documentação. Abaixo saberemos mais sobre esse serviço.

Para que serve o serviço de guarda de documentos?

Objetiva terceirizar a guarda dos documentos, além de contribuir com a preservação dos documentos, mantendo-os em condições adequadas de uso.

Vantagens da terceirização

  1. Economia para seu negócio: a redução de custos pode ser sentida em relação a vários fatores, seja com a redução da impressão de cópias, pois, muitos serviços de terceirização oferecem ao cliente a opção de sistemas que colaborem com a digitalização dos documentos. Outros custos estão relacionados a manutenção de impressoras, materiais de escritório (papel sulfite, caixas arquivos, colas, durex), energia elétrica, espaço físico, profissionais para gerir o trabalho de gestão dos documentos. A terceirização contribui também para a diminuição de problemas originários de extravios de documentos.
  2. Eficiência na recuperação dos documentos: a necessidade de acesso rápido e seguro aos documentos é comum a todas as empresas, por essa razão, a organização dos documentos merece destaque, porque sem organização não há meios para que a recuperação da informação aconteça sem dificuldades, de forma que atenda as necessidades informacionais da empresa.
  3. Segurança na guarda de documentos: manter os documentos arquivados fora das empresas contribui para que em casos de panes elétricas, danos por enchentes e, até mesmo extravios de documentos sejam evitados. As empresas de terceirização possuem sistemas que assegurem a segurança e a integridade dos documentos que agem na prevenção de possíveis riscos que podem afetar os documentos.
  4. Qualidade no arquivamento: empresas terceirizadas oferecem aos seus clientes alguns serviços que são estratégicos para que ocorra a confiança entre o cliente e o fornecedor dos serviços, ou seja, rastreamento dos veículos que são usados nas transferências dos documentos, controle da temporalidade dos documentos, visando manter apenas os documentos que são necessários para as empresas, destruição segura dos documentos que perderam os prazos de guarda de acordo com as respectivas legislações.
  5. Mais espaço físico para as empresas: com a terceirização de arquivos o espaço físico antes destinado para a armazenagem dos documentos poderá ser usado para a ampliação do negócio da empresa, afinal, a medida em que a empresa cresce no mercado, mais espaços serão necessários para acompanhar esse crescimento.

Dicas na hora de escolher os melhores fornecedores

  • A equipe da empresa deve contar com profissionais capacitados e treinados;
  • Verifique se a empresa possui estabilidade econômica e financeira no mercado;
  • Consulte outras empresas que mantem contratos com o fornecedor;
  • Analise se a empresa se preocupa com as questões de sustentabilidade;
  • Analise as instalações físicas estão de acordo com as exigências legais: vigilância, câmeras de monitoramento, equipamentos contra incêndios etc.
  • Leve em consideração a localização física entre a sua empresa e o fornecedor e,
  • Tenha atenção em relação as cláusulas do contrato, vale a pena pedir uma colaboração do jurídico da sua empresa.

Guarda dos documentos na empresa

Um dos grandes motivos de muitas empresas manterem a guarda de seus documentos relacionam-se com a desconfiança em deixar nas mãos de terceiros documentos que são confidenciais.

Principalmente em empresas situadas em cidades pequenas, distantes das grandes capitais, é muito comum que as empresas destinem espaços físicos para a armazenagem de seus documentos.

Porém, são necessários alguns cuidados para garantir que os documentos estejam longe de perigos. Por isso, para a armazenagem da documentação nas dependências da própria empresa é necessário responder a alguns questionamentos:

  1. Se a sua empresa sofrer uma pane elétrica e pegar fogo, os documentos estarão armazenados em um lugar seguro?
  2. Se a sua empresa sofrer danos advindos de enchentes ou até mesmo de problemas hidráulicos, os documentos estão armazenados em um lugar seguro?
  3. Se a sua empresa for invadida por ladrões, os documentos estarão armazenados em um lugar seguro?

Essas questões são relevantes porque em muitas situações, até mesmo por falta de expertise, o espaço destinado ao arquivo não possui as condições adequadas de armazenagem dos documentos. Muitas vezes, os arquivos são colocados em porões, salas onde passam os encanamentos das empresas, dentre outras coisas.

Porém, não é impossível para muitas empresas, responder aos questionamentos acima, com um SIM. Essa resposta poderá oscilar devido o porte da empresa, o tipo de serviço e, ou produto oferecido e, também de acordo com a localização da empresa.

A gestão dos documentos pode ser realizada de maneira eficiente a partir do desenvolvimento do trabalho com o profissional adequado- o arquivista. Esse profissional irá transformar a realidade das empresas não somente em relação a armazenagem dos documentos e sua devida organização, mas, irá também contribuir com a diminuição de custos desnecessários.

Embora todos os documentos sejam fundamentais para as empresas, ao menos três departamentos acabam tendo uma maior preocupação em relação aos documentos: departamento de recursos humanos, departamento da contabilidade e departamento jurídico.

Esses departamentos acabam sendo os mais procurados para dar suporte quando uma notificação, auditoria é recebida nas empresas. Por esse motivo, esses departamentos sabem da necessidade e importância da garantia em relação a segurança e acesso aos documentos.

Outro fator que colabora para que a guarda dos documentos seja realizada nas próprias dependências da empresa referem-se a fatores financeiros, pois, para muitas empresas a terceirização desse serviço pode extrapolar o orçamento.

Somado a isso, a desconfiança em relação ao serviço de rastreamento, de não violabilidade das caixas arquivo, ainda são fatores que pesam muito no momento de se decidir entre a terceirização dos documentos.

Além disso, embora as tecnologias digitais tenham melhorado as maneiras de execução de muitas atividades, ainda é comum que as empresas tenham receio de enviar seus documentos para prestadores de serviço e, não ter sua demanda atendida, devido as fragilidades das tecnologias digitais.

Embora as tecnologias digitais façam parte das nossas rotinas, as leis ainda priorizam, em algumas ocasiões, o papel. Isso, é fácil de ser compreendido, devido as fragilidades em relação a adulteração de informações, dados.

Portanto, caberá a cada empresa analisar qual medida atenderá as suas necessidades em relação a armazenagem de seus documentos. Vale analisar como estão as dependências destinadas ao arquivo e, somado a isso, cabe também análise em relação do tempo que é despendido para localizar um determinado documento. As buscas estão sendo feitas de maneira eficiente ou a localização dos documentos tem sido um problema no dia a dia da sua empresa?

Você tem dúvidas sobre a segurança na guarda de documentos? Então deixe suas dúvidas e comentários abaixo! Aproveite para conhecer os serviços. A Destaque está aqui por você.

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