É fundamental que toda empresa, seja ela pública ou privada, tenha um gerenciamento de arquivos eficaz. Para que isso ocorra, é necessário que as práticas de organização e preservação sejam ações frequentes no ambiente de trabalho. Dessa maneira, para preservar um documento de arquivo, é preciso aplicar procedimentos que vão desde a produção ao armazenamento físico, passando pela tramitação e acondicionamento.

Com o intuito de orientar essas ações, o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), criou um guia que contém recomendações com os principais procedimentos para o armazenamento e a preservação de documentos, de acordo com sua temporalidade e destinação.

Dessa forma, para simplificar e poupar ainda mais o seu tempo, neste post, reunimos e sintetizamos os principais pontos deste guia, referentes ao acondicionamento e armazenamento de documentos de arquivo. Vamos lá?

 

Afinal, o que são documentos de arquivo?

 

Partiremos da definição de que todo documento é uma fonte de informação.  No entanto, todos os documentos produzidos ou recebidos por uma pessoa física ou jurídica, pública ou privada, no exercício de suas atividades, que constituem elementos de prova ou informação, são documentos de arquivo. Ou seja, para determinar essa condição, é preciso ter conhecimento da razão de sua origem ou a função pela qual são produzidos.

Entre os diversos tipos de documentos de arquivos existentes, os mais comuns são os textuais e os eletrônicos. Mas podemos encontrar também, documentos cartográficos, iconográficos, filmográficos e sonoros, entre outros.

 

Armazenamento: como fazer?

 

Para preservar os documentos, é necessário armazená-los em áreas ou locais que apresentem condições ambientais apropriadas às suas necessidades. Esses, podem ser divididos de duas maneiras:

 

Áreas externas:

Geralmente, apresentam-se em forma de depósitos de arquivos, prezando sempre pela facilidade de acesso e de segurança contra perigos iminentes. É importante levar em conta aspectos que podem prejudicar a durabilidade do ambiente.

Ou seja, evitar que esses depósitos estejam localizados em áreas de riscos, como a proximidade de rios, lugares vulneráveis a vendavais, incêndios, postos de gasolina, empresas que liberam muitos poluentes, entre outros.

 

Áreas internas:

Assim como as áreas externas, os locais de circulação pública e trabalho também devem obedecer alguns critérios. Dessa maneira, certas unidades de um estabelecimento deverão atender às necessidades de funcionalidade e conforto, enquanto que as de armazenamento de documentos devem ser totalmente independentes das demais.

Algumas medidas como evitar tubulações hidráulicas, caixas d’água e quadros de energia elétrica sobre as áreas de depósito, além de evitar todo tipo de material que possa promover risco de propagação de fogo ou formação de gases, como madeiras, pinturas e revestimentos, são práticas que auxiliam na prevenção de acidentes.

 

Além disso, é importante ressaltar que nas áreas de depósito, os documentos devem ser armazenados separadamente, de acordo com o seu suporte e suas especificidades. Podem ser encontrados nos seguintes formatos: documentos textuais (manuscritos e impressos), documentos encadernados, documentos textuais de grande formato, documentos cartográficos (como mapas e plantas arquitetônicas), documentos iconográficos (como desenhos, gravuras e cartazes), documentos em meio micrográfico, documentos fotográficos, documentos sonoros, documentos cinematográficos, documentos em meios magnéticos e ópticos.

 

E o acondicionamento?

 

Para assegurar a sua preservação, os documentos devem estar em locais com condições adequadas – controle de iluminação, umidade e temperatura, mobiliário e acondicionamento apropriados. Para isso, é necessário conhecer as características físicas e a natureza de cada suporte. A confecção e a disposição do mobiliário deverão acatar as normas existentes sobre qualidade e resistência e sobre segurança no trabalho.

Assim, ao optar pelo mobiliário (estantes, armários ou prateleiras, apropriados a cada suporte e formato), além de facilitar o acesso seguro aos documentos, promove a proteção contra danos físicos, químicos e mecânicos.  

Portanto, os documentos com formatos maiores, devem ser guardados de maneira horizontal, em mapotecas adequadas às suas medidas, ou enrolados sobre tubos confeccionados em cartão alcalino e acondicionados em armários ou gavetas. Nenhum documento deve ser armazenado diretamente sobre o chão.

 

Requisitos das embalagens

Em geral, as embalagens protegem os documentos contra a poeira e danos acidentais, minimizam as variações externas de temperatura e umidade relativa e reduzem os riscos de danos por água e fogo em casos de desastres. As caixas de arquivo devem ser resistentes ao manuseio, ao peso dos documentos e à pressão, caso tenham de ser empilhadas. Precisam ser mantidas em boas condições de conservação e limpeza, de forma a proteger os documentos.

Basicamente, o acondicionamento é a proteção do documento contra a ação de agentes externos que podem causar danos e o armazenamento consiste em colocar os documentos nos seus devidos lugares, nas condições ideais.  

Portanto, deu para perceber que esses conceitos, além de simples, facilitam bastante o dia-a-dia no local de trabalho e evitam perda de tempo e conflitos internos e externos ocasionados pela falta de organização e acesso fácil ao material desejado.

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