GED: o que é?

Gestão Eletrônica de Documentos, mais conhecido como GED, é um conjunto de tecnologias que subsidiam e facilitam a captura, o controle, armazenamento, compartilhamento, a localização e a recuperação dos documentos no suporte digital.

Qual é o objetivo do GED?

Embora alguns tipos de documentos já estejam no suporte digital, como por exemplo, as notas fiscais, folhas de pagamentos, extratos bancários, dentre outras, as empresas possuem ainda uma grande massa de documentos que estão no suporte analógico.

O objetivo do GED é transformar as massas documentais acumuladas nas empresas que estão no suporte papel, em documentos digitais, essa transformação permite que os documentos sejam acessados de qualquer lugar, o que ajuda estrategicamente as tomadas de decisões do mundo empresarial.

O GED e os seus benefícios em tempos de home office

Muitas empresas já contam com essa ferramenta em suas rotinas e, isso permite que ocorra uma transformação que possibilita inúmeras vantagens, principalmente, quando ocorre a necessidade de mudar a rotina de trabalho: sua empresa esta preparada para trabalhar em home office? Sua equipe consegue realizar suas atividades sem ter a necessidade de estar fisicamente nas dependências das empresas?

A pandemia do COVID 19 nos mostrou o quanto é necessário fazermos uso das tecnologias digitais em nossas rotinas diárias, pois, devido à atual situação, para conter a pandemia, o trabalho home Office foi uma das medidas utilizadas para que as atividades das empresas não deixassem de ser realizadas.

Se sua empresa possui o GED, em tempos de pandemia, como o que agora enfrentamos não sofrerá tantos impactos, os colaboradores podem realizar suas atividades normalmente, porque todas as informações que são necessárias para o desenvolvimento das atividades, dos processos podem ser acessadas sem a necessidade de estar na empresa.

Essa facilidade permite que a empresa não seja lesada financeiramente, sendo possível dar continuidade aos trabalhos de forma eficiente e eficaz.

Vantagens do GED: a necessidade do uso das tecnologias digitais

Além de tornar possível que uma atividade seja realizada fora das dependências da empresa, o GED oferece agilidade aos processos administrativos e produtivos, o que torna a rotina de trabalho mais produtiva e simplificada.

Essa ferramenta permite uma maior economia em relação à redução de custos com impressão, uma vez que, o documento solicitado poderá tramitar exclusivamente no meio digital.

Mas, a maior vantagem em relação ao uso do GED pelas empresas refere-se a acessibilidade, a facilidade de poder recuperar os documentos sem a necessidade de estar na empresa, podendo esse acesso ser realizado através de um smartphone, tablete, Ipad, notebook. Isso é, sem sombra de dúvidas, o fator principal para se investir nessa nova ferramenta advinda das tecnologias digitais.

Imagine a seguinte situação: um gerente nacional de vendas se desloca para uma cidade com o objetivo de reunir a equipe de promotores, vendedores, líderes para melhorar as vendas de um produto X, mas, ao iniciar a reunião, o gerente percebe que esqueceu um relatório na empresa que era de fundamental para a reunião.

Essa situação não é incomum, comumente participamos de reunião e, observarmos que está faltando algum documento ou que seria necessário algum outro documento que não foi levado para a reunião. Essa situação não é um problema quando a empresa possui o GED, pois, os documentos podem ser consultados de qualquer lugar, no menor espaço de tempo e, com isso as decisões que devem ser tomadas não sofrerão prejuízos.

O GED permite também que haja um melhor compartilhamento de documentos, já que um único documento pode ser acessado por mais de um usuário, o que não é possível quando pensamos no documento analógico, que para ser disponibilizado para atender a mais de uma demanda precisa ser digitalizado e encaminhado para vários e-mails- todo esse processo é realizado a partir de uma maneira muito convencional, sendo necessário que um colaborador se desloque até o arquivo, localize o documento, faça a digitalização do mesmo e encaminhe o documento para os solicitantes.

Embasamento legal para o uso do GED

Muitas empresas tinham certa desconfiança em relação ao uso do GED, se essa prática atendia a aspectos jurídicos, fiscais, essas desconfianças certamente foram diminuídas após a publicação do Decreto Federal Nº 10.728 de 18.03.20 que regulamenta o Inciso X do Art. 3º da Lei 13.874/19, onde foi estabelecido as técnicas e os requisitos para a digitalização dos documentos públicos e privados.

A partir da publicação desse Decreto Federal, as empresas estão respaldadas em relação a começar investir em tecnologia e, transformar os arquivos analógicos em arquivos digitais.

As empresas têm a oportunidade de acompanhar as tecnologias digitais ao transformar a sua realidade documental, a partir do Decreto, as empresas perdem a obrigatoriedade de manter seus arquivos da forma analógica, a exceção ocorre apenas em relação aos documentos que possuem valor histórico e, que em sua grande maioria, estão relacionados aos arquivos públicos.

Segurança da informação

Sabemos também que as informações se tornaram grandes diferenciais para as empresas e, por essa razão, é preciso pensar também na segurança dessas informações e, para ajudar nesse requisito, o GED permite que apenas usuários autorizados possam acessar determinadas informações.

Essa autorização é feita através de login e senha e de acordo com as necessidades de cada perfil de usuário. Dessa forma, colabora-se para que informações confidenciais sejam acessadas apenas por usuários autorizados e, o sistema tem a capacidade de mostrar quem foi o usuário que acessou o documento, o dia e a hora.

Todos esses elementos contribuem para uma melhor segurança da informação o que já não é possível quando pensamos no arquivo analógico, onde qualquer pessoa pode acessar os documentos. Além do acesso não autorizado existe ainda a possibilidade de um documento ser arquivado em lugar equivocado, o que pode ocasionar em perda do documento e, um grande retrabalho para localizá-lo.

Porque fazer uso do GED?

O GED permite uma melhor eficácia em relação aos processos administrativos e também produtivos das empresas, facilitando as rotinas dos colaboradores, o que afeta de maneira direta os resultados das empresas.

Segundo uma pesquisa realizada pelo Gartner Group, 80% das informações de uma empresa encontra-se em diversos lugares: em arquivos, pastas, gavetas, mapotecas, ou simplesmente guardada na “cabeça dos colaboradores”.

Essa constatação indica a necessidade do uso do GED por parte das empresas, para evitar não apenas o desgaste para localizar um documento que pode estar em vários lugares e, em arquivados em diversos tipos de materiais de escritório, mas, também para evitar que um processo seja apenas de conhecimento de um colaborador que pode pedir o desligamento ou ser desligado.

O investimento no GED aumenta a produtividade, reduz custos e ajuda a preservar o meio ambiente, somado a isso, essa ferramenta aumenta a velocidade e a precisão referentes a localização dos documentos.

O GED permite um melhor controle em relação aos processos administrativos e produtivos, o que ocasiona vantagens em relação à qualidade, seja para atender a uma demanda interna a empresa ou externa a ela, que pode ser uma solicitação de um cliente, de um fornecedor ou até mesmo de órgãos fiscalizadores, tais como Ministério do Trabalho, Receita Federal.

E não se esqueça independente do tamanho da sua empresa, o GED possui capacidade de atender a todas as demandas e especificidades, então, que tal conhecer um pouco melhor essa ferramenta?

Sua empresa já utiliza o GED? Conte pra gente! Sua empresa ainda não faz uso dessa tecnologia? Não tem problemas, a Destaque tem uma equipe que está pronta para auxiliar no planejamento da implantação dessa ferramenta.

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *

Nome *